10 проблем распределенных команд

31 Мар 2017

Сегодня никого не удивишь распределённой командой проекта. С их помощью небольшие компании экономят на офисе, а крупные организации привлекают к проектам нужных специалистов из других регионов.

Несмотря на очевидные плюсы распределённых команд, многие подходы, например, Scrum, настоятельно рекомендуют избегать полностью распределённых команд.

Рассмотрим 10 частых проблем распределённых команд.

 

Недопонимание

Если ваша команда состоит из специалистов из разных стран и организаций, вы скорее всего всего столкнётесь с непониманием между сотрудниками. В разных странах различаются культурные нормы и особенности этикета, не говоря уже о языковом барьере. Подходы к взаимодействию также отличаются у людей разных поколений. Может различаться подход к работе у сотрудников крупных организаций и фрилансеров. Все эти отличия приводят к тому, что между людьми возникает недопонимание.

Конечно, общая цель объединяет людей, и они научатся понимать друг друга, но на это может потребоваться время.

Что делать: Поясняйте свою позицию. Важные моменты записывайте и рассылайте команде – цель проекта, основные результаты, кто заказчик проекта и что он ожидает – и просите дать обратную связь. Потратьте время и убедитесь, что вас правильно поняли.

 

Медленные коммуникации

Переписка занимает гораздо больше времени нежели звонок или разговор в офисе. Учитывая разницу в часовых поясах, ответа можно ожидать достаточно долго. Собранная в одном помещении команда тратит гораздо меньше времени на общение.

Что делать: Старайтесь чаще пользоваться телефоном или скайпом – почта и мессенджеры не только отнимают больше времени, но и лишают вас возможности построить личные взаимоотношения с коллегами, что повышает качество взаимодействия. Кроме того, постарайтесь сократить количество групповых звонков – разговоры один на один, как правило, короче.

 

Трудности сбора

У членов распределённых команд нет единого рабочего расписания – различается занятость, режим доступности, да и обедать они ходят в разное время. Но всё это было бы не такой сложной проблемой, если бы не разница часовых поясов. (Мне приходилось работать на проекте с коллегами из Забайкалья, Новосибирска и даже Китая – разница во времени достигает четырёх часов. Собрать команду на совещание было очень нелегко – прим. пер.).

Никому не хочется просыпаться в 5 утра или ждать до 11 вечера, чтобы провести совещание на час. Да и какое у таких людей будет настроение?

Что делать: С разницей во времени трудно что-то поделать. Регулярные встречи в заранее оговоренное время, вроде Daily Meeting’ов в Scrum, позволяют построить весь свой график вокруг них. Также планировщики вроде Outlook или Google Calendar могут облегчить задачу по составлению оптимального расписания.

 

Длительные совещания

Распределённые команды склонны дольше проводить встречи. Время тратится на подключение к серверу, обмен файлами в ходе обсуждения, технические трудности и прочее. Кроме того, за дисциплиной следить труднее, когда подчинённые находятся за тысячи километров.

Что делать: Ограничьте время совещания, заранее проверьте канал коммуникации и сообщите коллегам о встрече. Лучше потратиться на надёжный инструмент связи с постоянной технической поддержкой и озаботиться обучением коллег работе с ним.

 

Неэффективные совещания

Продолжим тему совещаний. Даже на обычных совещаниях сотрудники пытаются продолжать работать над своими задачами в ноутбуке, проверять почту в телефоне или просматривать распечатанные отчёты. В случае распределённой команды возможностей отвлечься от совещания ещё больше – никто ведь не видит!

Участники теряют фокус, конструктивного и быстрого взаимодействия не получается. И чем дольше длится совещание – тем сильнее члены команды стремятся заняться чем-то полезным.

Что делать: Разошлите всем повестку заранее и ограничьте время совещания. Наличие рамок и вопросов, на которых можно сконцентрироваться, позволяет не терять фокуса команды и по максимуму использовать время совещания.

 

Потеря контроля

Когда вы в офисе, вы скорее всего в курсе, чем занимаются ваши подчинённые – они сидят рядом, вы обсуждаете что-то в лифте, у кофе-машины или на обеде. В такой лёгкой форме вы можете узнать о статусе задачи или проблеме и быть в курсе проекта. Вы, как менеджер, можете напоминать о поручении, да и просто видеть, чем занят сотрудник. Но сложно поболтать за кофе с членом команды за 3000 км от вас.

Особенно остро проблема контроля встаёт в случае частичной занятости на проекте. Сложно быть уверенным, что член команды действительно трудится над тем, что важно для проекта.

Что делать: Чёткое видение проекта и правильные цели помогают сотрудникам удержать внимание на том, что важно для проекта. Удостоверьтесь, что член команды понимает, какой вклад вносит в достижение поставленных целей и видит результаты своей работы.

 

Информационная перегрузка

Очень часто члены распределённых команд жалуются на избыток информации. Это связано с софтом, которым мы пользуемся для работы. Чтобы обеспечить нормальное функционирование проекта удалённые сотрудники постоянно пользуются мессенджерами, тайм-трекерами, почтовым клиентом, календарём, файлообменником и ещё множеством разных программ. Они постоянно сигнализируют о чём-то – в чаты приходят сообщения, напоминания, уведомления об открытии и закрытии общих файлов, не говоря уже о всякого рода ненужной информации. Потерять фокус очень легко!

Что делать: Во-первых – ограничьте количество каналов связи, к которым «подключён» отдельный сотрудник. Во-вторых – обсудите с коллегами «почтовую этику» и правила взаимодействия. Договоритесь не писать много маленьких писем, чаще созванивайтесь, пишите более ясные и проработанные сообщения. Также сохранить фокус помогут практики тайм-менеджмента.

 

Потеря баланса

Разделять работу и отдых необходимо чтобы предотвратить выгорание и сохранять производительность в долгосрочном периоде. Проблема в том, что при работе из дома трудно отделить рабочие часы от часов отдыха, особенно когда случается что-то важное и срочное. В итоге сотрудник работает недостаточно эффективно и также неэффективно отдыхает.

Что делать: Доведите до своих сотрудников, что не ждёте от них работы 24/7 и тщательно оберегайте своё время досуга. В идеале – составьте рабочее расписание и старайтесь его придерживаться. Тайм-трекеры могут помочь в отслеживании рабочего времени.

 

Скрытые конфликты

Конфликты случаются в любой команде – и это хорошо! Но в распределённых командах руководителю сложно заметить и оперативно разрешить конфликт – ведь внешние признаки конфликта будут не заметны до тех пор, пока они сами не решат его эскалировать. К тому времени может быть уже слишком поздно.

Что делать: Если вы руководитель – будьте особенно внимательны во время групповых звонков. Кроме того, постарайтесь регулярно разговаривать с членами своей команды один на один. Узнайте, что их беспокоит и что они чувствуют. Это поможет вам выявить проблему.

 

Командный дух

Командный дух – важная составляющая успешного проекта. В хорошей команде участники сильнее мотивированы, чувствуют ответственность за общее дело, поэтому работают эффективнее.

Удалённая работа лишена тех важных мелочей, которые создают команду: общих посиделок в баре или кафе, совместных прогулок до метро или просто легких разговоров на разные темы во время обеда.

Что делать: Вовлекайте людей! Поощряйте неформальное общение и веселую атмосферу в коллективе. Как руководитель, попробуйте вовлечь команду в общий досуг. Это может быть онлайн-викторина, компьютерная командная игра, обмен фотографиями и личными историями. Постоянно ищите, как поднять настроение команде – и она отблагодарит вас за это.

 

Советы

Чтобы повысить эффективность распределённой команды:

• Чаще звоните друг другу ̶ так проще убедиться, что вас поняли правильно. Звонки помогают построить более тесные отношения с коллегами.
• Тщательно планируйте совещания. Выберете удобное время для регулярных командных коммуникаций. Ограничьте время и придерживайтесь повестки.
• Составьте рабочее расписание. Разделите время работы и отдыха. Уважайте свое и чужое рабочее время. Не допускайте эмоционального выгорания.
• Работайте с конфликтами. Если у вас конфликт – эскалируйте его менеджеру проекта и постарайтесь оперативно разрешить. Если вы менеджер проекта – выясните, что беспокоит членов команды в личном разговоре.
• Чёткое видение и ясные цели. Команда должна иметь общую цель и видеть свой вклад в её достижение.
• Поддерживайте командный дух. Общайтесь не только на рабочие темы, старайтесь лучше узнать друг друга, играйте в игры.

Смотрите также:

• Новость: Топ-10 трендов реализации стратегии 2017
• Новость: Приглашаем на открытый курс по проектному управлению в апреле
• Новость: Ретроспектива: хлеб и масло Agile

Если вы хотите изучить гибкие подходы к управлению проектами, тогда регистрируйтесь на открытый базовый тренинг “Agile Certified Professional”!

Вы также можете оставить заявку на тренинг в корпоративном формате.

Источник вдохновения: http://www.esi-intl.co.uk/blogs/pmoperspectives/index.php/10-issues-with-virtual-project-teams-and-what-you-can-do-about-them/