5 советов для хорошего отчёта о статусе проекта
09 Апр 2015
Любой компании, малой или крупной, необходимы чёткие коммуникации между сотрудниками и подразделениями. Сотрудники работают над разными задачами и возможность быстро оповещать заинтересованных лиц о статусе частей проекта и проекта в целом просто необходима.
Приложения для управления проектами, вроде Trello и Basecamp облегчают задачу, но иногда возникает необходимость написать простой отчёт о статусе. Возможно этого захочет ваш руководитель, или необходимо получить или сохранить поддержку заинтересованного лица, или же просто коллегам требуется больше информации.
В этом руководстве будут рассмотрены 5 советов для написания качественного отчёта о статусе проекта. Он может принимать форму информационного электронного письма или формального отчёта – и к каждой возможной форме применимы нижеописанные рекомендации.
Из советов Вы узнаете, что нужно сделать, чтобы организовать ключевые идеи и ясно их изложить, а также избежать основных ошибок.
1. Задавайте вопросы
Такой совет может показаться странным, ведь, в конце концов, задача отчёта предоставлять информацию, а не запрашивать её. Но на самом деле задавать вопросы просто необходимо.
Чтобы добиться максимального эффекта от отчёта, необходимо понять для кого пишется отчёт и что эти люди хотят знать. Это поможет сделать отчёт более кратким и сконцентрироваться на том, что будет интересно адресату. Например, если необходимо написать отчёт о статусе добавления новых функций на сайте компании для менеджера, то сначала нужно выяснить его ожидания.
Почему это функция важна? Какие ожидаются результаты? Насколько подробно стоит излагать информацию? Что критично, а чем можно пренебречь?
Вероятнее всего, руководителю интереснее знать, как это повлияет на продажи и сколько это стоило, а вот технологическую часть стоит оставить специалистам. Будет ли это начало более крупного проекта по улучшению сайта и взаимодействию с клиентами в сети или же просто единичная инициатива? Важно понимать ожидания и предысторию.
Возможно требования и ожидания уже Вам известны. Или кажется, что известны. Если есть сомнения – спрашивайте прямо. Чем больше ясности будет в начале написания отчёта, тем легче будет происходить процесс.
Так же стоит выяснить, какую форму предпочитает потенциальный получатель отчёта. Большинство компаний имеют свои стандарты отчётности, что упрощает задачу. Кто-то использует специализированные программные продукты, вроде StatusPath или Reportify. Но если всё же таких стандартов нет, лучше выяснить хотя бы примерную форму и размер этого отчёта.
2. Фокусируйтесь на результатах, а не действиях
Во время написания отчёта о статусе возникает естественное желание описать в нём всё, что было сделано по объекту отчёта. Однако делать этого не стоит. Такой подход ведёт к простому перечислению совершённых действий. Это может казаться важным Вам, но не иметь никакого значения для Вашего руководства.
Например, при запуске нового функционала на сайте приходилось проводить встречи и переговоры с подрядчиком, решать технические и организационные задачи. И как бы ни хотелось рассказать об этом руководству – это не то, что он хочет услышать. Это будет пустая трата его и вашего времени. Оно просто того не стоит. Вместо этого расскажите о том, какие преимущества даёт эта функция, какие могут быть эффекты. Лучше всего снабдить отчёт какими-нибудь данными и графиками. Если есть первые результаты или прогнозы – приложите их.
3. Ключевые элементы
Несмотря на то, что у каждой компании есть свои стандарты отчётов, есть ключевые элементы, которые должны входить в каждый из них.
Общая информация. В самом начале отчёта стоит дать общую информацию о проекте и его нынешнем состоянии. Буквально несколько предложений или тезисов. Возможно у руководства не будет времени читать дальше этого пункта, но они уже смогут получить определённую информацию. На каком этапе находится проект? Какой следующий? Есть ли серьёзные проблемы?
Прогресс по контрольным точкам. Если проект тщательно распланирован, то вероятнее всего в плане указаны даты начала и окончания конкретных операций по проекту. Их стоит включить в отчёт, а так же указать, насколько проект укладывается в эти сроки. Если какие-то задачи ещё находятся в процессе выполнения, можно указать их готовность в процентном отношении.
В зависимости от того, насколько подробную информацию требует адресат, варьируется и степень детализации плана. Это может быть как позадачный отчёт о выполнении, так и только основные контрольные точки.
Ключевые проблемы. Даже при качественном планировании большинство проектов встречают проблемы на своём пути. Возникает соблазн приуменьшить их количество или значимость, особенно если отчёт предназначен лицу, серьёзно заинтересованному в успехе проекта. Но необходимо чётко обозначить эти проблемы по следующим причинам:
- Одна из основных задач руководителя проекта – это помогать решать проблемы при выполнение проекта. Чем раньше о проблеме станет известно – тем проще будет справиться с ней, при помощи ресурсов, которыми обладает вышестоящее лицо.
- Если проект пойдёт не по плану, будет лучше если об этом будет известно заранее. На ранней стадии можно попытаться найти решение и всё же уложиться в сроки или внести какие-то другие корректировки в проект. Последнее, что нужно любому проекту – это проблемы, о которых узнают в последний момент.
Ближайшие шаги. Если в отчёте говорить о проблемах, нужно попытаться предложить решения. Для каждой проблемы, упоминаемой в отчёте, должны быть описаны шаги, которые планируется предпринять. Даже если в отчёте Вы просите поддержки или содействия, предложите хотя бы набросок плана.
Так же стоит упомянуть о запланированных задачах. Например, что планируется сделать до следующего отчёта? Какая следующая веха в проекте. Из отчёта должно быть понятно, куда движется проект.
4. Визуализируйте
Простой график способен красноречивее рассказать о статусе проекта, чем несколько страниц текста. Можно найти подходящий инструмент визуализации для любого вида информации. Например:
- Цветовые индикаторы. Используйте основные цвета: красный, жёлтый и зелёный, чтобы отмечать статус проекта или отдельных задач. Без объяснений ясно, что отмеченная красным задача отстаёт от графика.
- Гистограммы. Просто и понятно показывают степень выполнения каждой задачи. Чаще всего в процентном соотношении.
- Диаграмма Гантта. Самый распространённый инструмент в управлении проектами, показывающий временной план проекта и степень его завершённости. При его составлении главное не дать слишком много информации на одном графике. Информационная перегрузка делает диаграмму нечитабельной.
- Диаграмма проблем. Этот инструмент нужен не всегда, но иногда имеет смысл вести список проблем, которые встречались во время выполнения проекта, а также отмечать какие из них были решены и как.
Пример визуализации:
5. Будьте лаконичны
Если стандарты компании не требуют определённого объёма для отчёта, то отчёт нужно сделать как можно более кратким. Поставьте себя на место читающего – его цель получить представление о ходе проекта как можно быстрее.
Если от Вас потребуется дополнительная информация – будьте к этому готовы. За кратким отчётом должен быть большой объём информации по проекту. Структурируйте её заранее, на случай если у читателя возникнут вопросы.
Часто отчёты о статусе представляются перед совещаниями или непосредственно на них. Естественно нужно быть готовым к тому, что Ваш отчёт вызовет вопросы по поводу проекта. Попытайтесь понять, что именно может вызвать интерес у аудитории и подготовьте материалы и ответы заранее. Даже если они не понадобятся, Вы будете чувствовать себя увереннее.
Если отчёт отправляется по электронной почте, эти дополнительные материалы по потенциально интересным вопросам можно прикрепить к отчёту отдельным файлом, указав, какая там содержится информация. Если будет время и необходимость – адресат с ней ознакомится. Или же можно просто указать, что эта информация у Вас есть и можно обратиться за ней.
Пример.
Ниже можно увидеть очень краткий пример отчёта о статусе проекта, сделанный по описанным правилам. Используйте его в качестве памятки по основным разделам. И помните основные правила:
- Задавайте вопросы
- Результаты, а не действия
- Ключевые элементы
- Визуализация
- Излагайте необходимый минимум – владейте максимумом информации
Оригинал: http://business.tutsplus.com/tutorials/how-to-write-better-status-reports—cms-23479