Как утверждать проектные документы

22 Июн 2017

Как утверждать проектные документы

Проектные документы встречаются сложные и объемные: паспорт проекта или план управления проектом могут содержать больше десятка разделов. Подготовить, согласовать и утвердить такие документы — трудоемкая задача. Самое интересное начинается после, когда информация в утвержденном документе устаревает.

На первый взгляд, проблемы нет — достаточно изменить документ и утвердить заново. Но мы помним, что разговор идет о сложных и объемных документах. И статья эта навеяна опытом многомесячного утверждения проектных документов в крупных организациях. А если в процессе утверждения изменений возникает новое изменение, есть риск войти в бесконечный цикл подготовки и утверждения документа.

Когда изменяешь цель проекта, сомнений в необходимости согласования и утверждения проектного документа не возникает. А если участник проекта изменил фамилию, и формально документ устарел? Пройдешь все «круги ада» согласований и будешь ловить на себе недоуменные взгляд членов проектного комитета: «а зачем к нам с такой мелочью?».

На практике автор встречал различные варианты решений, как избежать ненужных трудозатрат и при этом поддерживать актуальность информации в документах.

Вариант 1 — утверждать только изменения

Идея взята из практики законотворчества. Есть сложные и объемные законы. А есть законы, которые вносят изменения в те или иные абзацы другого закона. Например, Федеральный закон от 07.03.2017 N 27-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О прокуратуре Российской Федерации».

В проектном управлении документом с описанием изменений выступает Запрос на изменение (Change request). Согласовать и утвердить такой документ проще из-за меньше объема. После утверждения Запроса уполномоченное лицо, например, администратор проекта, выпускает актуальную версию исходного документа, который учитывает новую информацию из утвержденного Запроса.

ЗНИ

Этот способ снижает трудоемкость внесения изменений, но не снимает проблему утверждения второстепенной информации, как в описанном выше примере со сменой фамилии.

Вариант 2 — Разделить один документ на два

Информация в проектном документе не однородна — есть критичные сведения, есть поясняющая информация. Идея в том, чтобы всю ключевую информацию, которую нужно зафиксировать и использовать для последующего контроля, вынести в отдельный документ, а сопроводительные сведения — в другой.

Например, в Паспорте проекта оставить только сроки, бюджет, цель, результаты, команду проекта, а причину запуска проекта, основные риски, заинтересованные стороны вынести в Обоснование проекта.

Паспорт

 

4. Обоснование

Тогда решением проектного комитета будет «утвердить Паспорт проекта». В этом варианте управлять изменениями проще — любое изменение в утвержденном документе значимое, утверждается на том уровне, на котором утвержден сам документ. Изменение в обоснование проекта можно вносить без участия проектного комитета.

Вариант 3 — Отразить решения в протоколе

Другой способ — сохранить комплексный документ как единое целое, но фиксируемые параметры прописывать в протоколе решения.

  1. Назначить руководителем проекта Иванова Ивана Ивановича
  2. Бюджет проекта 1000 рублей
  3. Срок проекта — 31 декабря 2017 г

5. Протокол

В этом случае весь документ играет роль «пояснительной записки», а все решения отражены в протоколе. Выносить вопрос на повторное утверждение нужно только тогда, когда меняется информация в протоколе решения.

Вариант 4 — Создать процедуру управления изменениями

Если топ-менеджерам удобно работать с комплексными документами, в которых изложена и ключевая и поясняющая информация, решить проблему актуальности документов можно с помощью процедуры управления изменениями.

Сведения в документе распределяется по категориям — каждой категории соответствует свой уровень принятия решений: уровень руководителя проекта, уровень проектного офиса, уровень проектного комитета. Например, состав исполнителей руководитель проекта изменяет самостоятельно по согласованию с владельцами ресурсов. Уведомлять для этого проектный комитет не требуется.

Распределение по категориям и определение уровня принятия решений удобно выполнить в Excel. Если отметить галочками нужные пункты, то результат — на каком уровне утверждать документ — высветится автоматически.

6. Маршрутизатор 1

Конечно, для этого такой шаблон нужно создать. Инструмент легко расширить и на определение перечня согласующих изменения лиц.

7. Маршрутизатор 2

Резюме

Сложные и объемные документы могут быть удобным способом представления проекта. Чтобы изменение таких документов не превратилось в проблему, используйте один из предложенных вариантов:

  1. Утверждайте в последующем только изменения, а не сами документы.
  2. Разбейте документ на два документа — с ключевой информаций и с поясняющими сведениями.
  3. Фиксируйте утверждаемую информацию в протоколе. Отведите документу поясняющую роль.
  4. Предусмотрите порядок изменения документа в отдельной процедуре.

 

Сергей Шарпак

Автор: Сергей Шарпак
Директор управления консультационных услуг
PMI PMP

 

 

 

Смотрите также:

 


Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Rambler's Top100 Яндекс.Метрика Рейтинг@Mail.ru