Проектный офис: Новое исследование Global State of PMO 2015

02 Сен 2015

Международная консалтинговая компания ESI опубликовала отчёт «The Global State of PMO», посвящённый состоянию Проектных офисов (PMO — Project Management Office) по всему миру. Основной целью опроса было выяснить, как функционируют Проектные офисы, какие перед ними ставятся задачи и какие трудности приходится при этом преодолевать.

В исследовании участвовали 900 сотрудников разных уровней с 5 континентов из двух десятков различный отраслей. 42% из них – сотрудники крупных корпораций со штатом более 10,000 человек. Более половины всех респондентов работают в мультинациональных корпорациях.

Основные результаты исследования:

• Более половины всех Проектных офисов находятся либо на уровне организации, либо на уровне подразделения
• Количество тактических Проектных офисов выросло на с 6% в 2013 году до 16% в 2015 (подробнее о тактических Проектных офисах в разделе Структура Проектного офиса)
• 74% опрошенных уверены в том, что финансирование Проектных офисов в следующем году останется прежним или вырастет
• Более 60% Проектных офисов занимаются обучением персонала
• Основная проблема для Проектных офисов – недостаток ресурсов, особенно при применении методологии Agile
• 72% респондентов сообщили, что у Проектного офиса возникают трудности во взаимодействии со старшим менеджментом. С топ-менеджерами трудности были у 21%
• 40% Проектных офисов, в той или иной форме, используют методологии Agile

Более подробно результаты исследования приведены ниже.

Профиль компаний

На рисунке 1 проиллюстрированы данные по основным отраслям и распределению респондентов между ними. 16% всех респондентов представляют отрасль информационных технологий, 12% — финансовый сектор и банки. На строительство, телекоммуникации и другое пришлось по 9% опрошенных. 8% опрошенных работают в области энергетики. По 7% респондентов заняты в производстве, здравоохранении и области оказания профессиональных услуг. Каждая из оставшихся областей представлена менее чем 5% сотрудников.

 

Рисунок 1: Распределение респондентов по отраслям

Структура Проектного офиса

Более 74% опрошенных заявили о том, что в их компании есть Проектный офис. В 2013 году эта цифра была выше на 2%.

23% Проектных офисов находятся на уровне организации, а 35% — на уровне подразделения.  16% располагаются на программном и проектном уровнях. Количество Центров компетенций (Center of Excellence), основной задачей которых является разработка корпоративных стандартов и инструментов в области проектного управления, составляет 26%. В отличие от Проектного офиса, работающего на уровне организации, такой Проектный офис не занимается координацией проектов и ресурсов. Согласно данным исследования, в подавляющем большинстве случаев в компании существует всего один Центр компетенций. Подробные данные по распределению офисов по уровням приведены на рисунке 2.

 

Рисунок 2: Место Проектного офиса в организации

Другой характеристикой Проектного офиса является уровень его влияния (см. рисунок 3). 26% опрошенных заявили о том, что Проектный офис в их компании влияет на решения на стратегическом уровне и оказывает услуги на уровне всего портфеля проектов. В 2013 году их доля составляла 23%. Самая большая группа – это Проектные офисы, выполняющие в основном тактические функции, и лишь частично взаимодействуя со стратегическим уровнем организации. Доля таких Проектных офисов составила 29%, что на 14% меньше чем в 2013 году. Серьёзный рост показала группа тактических Проектных офисов, увеличившая свою долю с 6% до 16%. Большинство из них определяют себя как Центры компетенций и никак не влияют на стратегию компании. (Авторы отчёта не дают чёткого определения критериев отнесения Проектного офиса к тактическому уровню. Ясно только то, что эти офисы не имеют влияния на стратегию организации и занимаются разработкой и поддержкой методологий – прим. пер.).

 

Рисунок 3: Уровень влияния Проектного офиса

Проектные офисы, работающие на операционном уровне, стабильно сохраняют свою долю. Авторы отчёта делают вывод, что спрос на самые базовые функции остаётся неизменным.

Также респондентов спросили, какие функции Проектного офиса они считают самыми важными вне зависимости от того, предоставляет ли их Проектный офис эти услуги. Результаты получились следующие:

1. Поддержка корпоративной методологии и процессов проектного управления
2. Отчётность
3. Поддержка инструментов управления проектами
4. Поддержка управления портфелем проектов
5. Планирование

Из этого авторы делают вывод, что несмотря на изменения распределения Проектных офисов по видам, потребности изменились незначительно.

Финансирование Проектных офисов

Почти половина (49%) всех проектных офисов получают средства из корпоративного бюджета. Равные доли от общего числа финансируются из программного и проектного бюджетов – 18%. На рисунке 4 подробно показана структура финансирования Проектных офисов по уровням.

 

Рисунок 4:Финансирование проектного офиса

 

74% опрошенных уверены в том, что финансирование Проектных офисов в следующем году не уменьшится или даже будет увеличено. Треть опрошенных уверены в росте финансирования офисов, находящихся на уровне организации в ближайшем будущем. Вероятнее всего, это связано с тем, что такие Проектные офисы заметнее, их деятельность более видна и результаты чаще доходят до внимания лиц, принимающих решение о финансировании. Другие типы офисов более изолированы и потому их чаще обходят с распределением ресурсов.

Авторы отчёта считают, что такой порядок вещей приводит к тому, что Проектные офисы корпоративного уровня развиваются быстрее и у них больше шансов достичь более высокого уровня зрелости.

Критерии успешности работы Проектного офиса

Согласно исследованию, 78% опрошенных до сих пор используют в своих компаниях классические критерии успешности проекта – соблюдение сроков, бюджета и содержания. Несмотря на это, авторы исследования утверждают, что метрики проектного уровня не подходят для большинства Проектных офисов. Основные критерии, по которым оценивается работа Проектных офисов проиллюстрированы на рисунке 5.

 

Рисунок 5: Критерии успешности работы Проектного офиса

Из неклассических проектных метрик успешности наиболее востребованы такие критерии, как «Наглядность статуса реализации проектов и программ» и «Соответствие проектов и программ стратегии». Их отметили 68% и 61% респондентов соответственно. 53% набрала «Эффективность методологии».

Наибольшие трудности авторы исследования отметили с таким показателем, как «Удовлетворённость клиентов». Во-первых, не всегда понятно, чью же удовлетворённость нужно измерять: клиентов Проектного офиса, то есть персонал проектов и программ, или конечных клиентов, приносящих ценность компании. Во-вторых, у Проектного офиса может быть много разных групп клиентов, и их взгляды на его работу могут не совпадать. Изменения могут привести к росту удовлетворённости одних клиентов и недовольству других. Оценить суммарный эффект в таком случае достаточно трудно. Авторы обещают подробнее рассмотреть этот аспект оценки работы Проектного офиса в дальнейших исследованиях.

Не все Проектные офисы проводят оценку собственной эффективности. На рисунке 6 видно, что только 66% проводят такую оценку и отчитываются о её результатах. В 2013 году эта цифра составила 68%. Сокращение на 2% по сравнению с 2013 годом показывает, что рост (в 2010 году доля составляла 51%) в этой области как минимум замедлился.

 

Рисунок 6: Проводит ли Ваш проектный офис оценку собственной эффективности?

Зрелость Проектного офиса

Согласно наблюдениям, Проектные офисы, активно занимающиеся обучением и развитием персонала, достигают более высокого уровня зрелости, нежели те, в обязанности которого эти функции не входят. 29% Проектных офисов, которые активно вовлечены в процесс обучения, достигли самого высокого уровня по всем 6 уровням зрелости Проектных офисов (данная модель применяется компанией ESI – прим. пер.). Для сравнения, лишь 15% Проектных офисов, которые не вовлечены в этот процесс, показали те же результаты. Авторы отчёта никак не объясняют такую разницу в зрелости Проектных офисов с различными функциями, а лишь акцентируют внимание на этом факте. Соответствие Проектных офисов уровням зрелости проиллюстрировано на рисунке 7.

 

Рисунок 7: Соответствие Проектных офисов уровням зрелости

Интересные данные получены касательно Проектных офисов, работающих на уровне организации. Согласно полученным данным, 32% из них лишь частично соответствуют 6 уровню зрелости, несмотря на то, что эти функции чаще всего ассоциируются с Проектными офисами, работающем на данном уровне. Более того, функции 6 уровня заявлены вне компетенции у 29% Проектных офисов корпоративного уровня. Авторы считают, что это сигнализирует о некотором недопонимании компаниями значения и функций управления портфелем и его значения для организации.

Общий уровень зрелости растёт, но достаточно низкими темпами. В 2010 году 15% респондентов утверждали, что их Проектный офис достиг наивысшего уровня зрелости. В 2014 году такой ответ дали 20%, а в 2015 – 27%.

Роль и функции Проектного офиса

На рисунке 8 представлены результаты оценки респондентами соответствия Проектного офиса своей роли. Более 70% уверены, что Проектный офис в их организации справляется со своей ролью. Однако авторы исследования предполагают, что эти данные субъективны, так как ранее было выяснено, что большая доля респондентов пользуются не совсем подходящими критериями для оценки работы Проектного офиса.

 

Рисунок 8: Насколько хорошо Проектный офис выполняет свою роль?

На рисунке 9 представлены ответы респондентов на вопрос о качестве выполнения Проектным офисом своих функций. Исходя из этих данных можно сделать вывод, что Проектные офисы лучше всего справляются с классическими функциями, такими как: «поддержка процессов и методологий» и «сбор данных и составления отчётности». Хуже всего Проектным офисам даётся «управление ресурсами».

 

Рисунок 9: Насколько хорошо Проектный офис выполняет свои функции?

Проблемы Проектных офисов

Для полного понимания состояния Проектных офисов необходимо рассмотреть те проблемы и, с которыми они сталкиваются в своей повседневной деятельности внутри организаций. Несмотря на то, что лишь 36% респондентов отметили, что в их компании Проектный офис сталкивается с внутренними препятствиями, анализ этих проблем поможет лучше понять механизмы взаимодействия Проектного офиса в организации.

На рисунке 10 приведены группы заинтересованных сторон и то, насколько часто, согласно исследованию, они создают проблемы работе Проектного офиса.

 

Рисунок 10: Проблемные группы заинтересованных сторон

Поскольку 49% офисов находятся на корпоративном уровне, авторы исследования предположили, что большая доля проблем будет связана с топ-менеджментом (руководитель организации и его заместители). Однако всего 21% респондентов отметил наличие подобных проблем. Подавляющее большинство опрошенных (72%) рассказали о том, что Проектный офис в их компании сталкивается с проблемами со старшим менеджментом (директора по направлениям/директора департаментов). Проблемы с линейным менеджментом (руководители, находящиеся на ниже директоров – начальники управлений/отделов) отметили 35% опрошенных, проблемы с проектным менеджментом 37%.

Причины проблем Проектных офисов

На рисунке 11 представлен список причин проблем, возникающих у Проектных офисов. Чаще других  участники исследования озвучивали: недостаток ощутимой ценности от деятельности Проектного офиса (44%), низкий уровень проектной/программной зрелости в организации (41%) и недостаток поддержки руководства (32%). То, что «недостаток ощутимой ценности» занял первое место в данном списке, говорит о том, что Проектному офису необходимо больше внимания уделять демонстрации своей ценности для организации. Информирование членов организации о результатах деятельности позволит лучше интегрировать Проектный офис в организацию и повысить эффективность работы.

 

Рисунок 11: Причины проблем Проектного офиса

Самым популярным ответом на вопрос «Какая главная задача, которую предстоит решить Проектному офису в 2015 году?» стал вариант «управление ресурсами». Причём не только распределение ресурсов между проектами и программами, но также и эффективное управление собственными ресурсами Проектного офиса. По мнению респондентов, особенно остро недостаток эффективного управления ресурсами ощущается в проектах, использующих методологию Agile.

Развитие персонала и роль Проектного офиса

Обучение и развитие персонала остаётся важной задачей для организаций. Компании разных отраслей и размеров по-разному справляются с этой задачей. Согласно опросу, показатель профессионализма наблюдается у работников сферы развлечений. Так считает 50% респондентов. Подобную оценку персоналу проектов в области энергетики дали лишь 25% сотрудников энергетического сектора. Самый низкий показатель у проектного персонала автомобильной промышленности.

Согласно исследованию, самый компетентный проектный персонал работает в крупных компаниях, штат которых превышает 5 000 человек. 71% опрошенных из таких компаний отметили высокий уровень профессионализма специалистов и руководителей проектов.

Среди функциональных подразделений лидирует отдел клиентского обслуживания. 57% респондентов отметили высокий профессионализм проектного персонала, занятого в данной области. Ниже всего опрошенные оценили компетентность проектных специалистов из области исследований и разработок (R&D).

Более половины опрошенных отметили, что проходили обучение в той или иной форме в 2014 году. Положительно на вопрос о прохождении обучения ответили 92% сотрудников Проектного офиса. На рисунке 12 представлены результаты опроса респондентов по рабочим позициям.

 

Рисунок 12: Обучение сотрудников на позициях

Проектный офис корпоративного уровня наиболее вовлечён в обучение и развитие персонала. 69% респондентов отметили активное участие таких Проектных офисов в процессе развития. В целом, доля Проектных офисов, занимающихся развитием персонала, отличается незначительно. Сравнение показано на рисунке 13.

 

Рисунок 13: Вовлеченность проектного офиса в обучение сотрудников в зависимости от уровня

С каждым годом Проектные офисы всё меньше занимаются измерением результатов обучения персонала. В 2011 году доля занимавшихся такими наблюдениями составляла 75%, в 2013 эта цифра снизилась до 31%. В 2015 лишь 23% респондентов отметили, что их Проектный офис измеряет результаты обучения персонала.

 

Рисунок 14: Занимается ли Ваш Проектный офис оценкой воздействия обучения?

Авторы исследования отмечают различия в вовлеченности Проектного офиса в обучение в зависимости от размера.  Чем больше компания, тем меньше вероятность того, что Проектный офис занимается обучением персонала. У небольших организаций (single-site organisationas) в обучение вовлечены 75% офисов. У крупных мультинациональных компаний эта доля составляет 64%.

Наличие обучения в компаниях серьёзно зависит от региона. Согласно исследованию, 100% респондентов из Южной Америки, Африки и Юго-Восточной Азии отметили наличие тех или иных форм обучения проектному управлению в их компаниях. Самый низкий результат, равный 60%, показали компании из Великобритании.

В то время, как 65% всех Проектных офисов занимаются обучением персонала, лишь 46% предлагают чёткий карьерный путь для своих сотрудников. Услуга помощи в управлении карьерой доступна для 37% менеджеров проектов, 31% программных менеджеров и 18% менеджеров портфелей.

Сотрудники Проектного офиса чаще своих коллег отвечают положительно на вопрос о наличии чётко определённого карьерного пути в организации. Их доля составила 50%. В других группах опрошенных проектных профессионалов эти цифры ниже 50%.

Самый высокий процент работников с чётким видением своей карьеры в Проектных офисах, работающих на уровне подразделения – 70%. На втором месте Центры компетенций. 59% сотрудников таких офисов отметили наличие чёткого карьерного пути в компании.

Гибкие методологии переживают всплеск популярности

Гибкие методологии становятся всё более популярными, особенно в крупных компаниях, ранее использовавших классические методологии. 40% респондентов ответили, что в их компании используется методология Agile на некоторых проектах или программах. Более половины из них отметили рост использования Agile внутри компании. 54% компаний привлекают для своих проектов консультантов по гибким методологиям.

Самые сложные аспекты при внедрении Agile отражены на рисунке 15. Чаще всего трудности возникают с изменением корпоративной культуры. Так ответили 52% респондентов. 44% респондентов тяжелее всего даётся переход от традиционных методов и инструментов управления проектами к гибким. А 43% испытали трудности с поиском лидера или стиля лидерства для запуска изменений в компании.

 

Рисунок 15: Самые сложные аспекты внедрения Agile

Авторы отмечают, что респонденты с негативным опытом использования методологии, чаще всего (45%) видят в качестве основной проблемы «недостаток корпоративной культуры и философии Agile». Респонденты с более позитивным опытом работы с Agile, отметили в качестве основных трудностей те, что были связаны с «отсутствием осознания ценности Agile» (35%) и «сменой традиционных методов и инструментов на гибкие» (47%).

На рисунке 16 отражены основные проблемы, с которыми сталкиваются команды проектов при работе с гибкими методологиями. Недостаток квалифицированных кадров мешает реализации проектов у 45% опрошенных. Возможно, это следствие сокращения количества Проектных офисов, занимающихся подготовкой кадров. Отсутствие понимания роли Проектного офиса в Agile-проектах также является серьёзной проблемой. Однако в профессиональном сообществе до сих пор не существует единого мнения по этому поводу.

 

Рисунок 16: Проблемы, возникающие при внедрении Agile

Согласно опросу, самыми популярными видами гибких методик являются Scrum (79%) и Lean/Kanban (37%).

Заключение

Проектный офис, как инструмент управления проектами, находится под большим давлением со стороны других подразделений из-за неспособности продемонстрировать и обоснованно доказать ценность, которую он приносит организации. Авторы исследования полагают, что основной причиной этого является отсутствие постоянного процесса оценки эффективности работы и подходящих для этого процесса объективных количественных метрик. Возникающее в связи с этим сопротивление внутри организации серьёзно замедляет развитие Проектных офисов.

Тем не менее, Проектные офисы продолжают стабильно развиваться, осваивать новые инструменты и методологии, например, Agile. Также, несмотря на сопротивление некоторых групп заинтересованных сторон, Проектный офис продолжает пользоваться поддержкой топ-менеджмента и чаще всего не испытывает проблем с финансированием.

В качестве основных задач, которые встанут перед Проектными офисами в ближайшем будущем, авторы выделяют подготовку и управление ресурсами, соотнесение проектов со стратегией организации, а также развитие и внедрение инструментов управление портфелем организации.

Смотрите также:

• Отчёт: Ценность управления проектами: Отчёт PMI 2015
• Статья: Офис управления проектами как инструмент повышения эффективности организации
• Статья: Офис управления проектами и методология Scrum
• Консалтинг: Проектный офис: создание и развитие