ТОП-5 ошибок, допускаемых при организации конференции
12 Сен 2017
ПРОЕКТНЫЕ СЕРВИСЫ за 3 года существования на рынке успели поучаствовать в 35 конференциях: и как эксперты, и как гости, и как организаторы. Каждая конференция – это проект, и в каждом проекте случаются ошибки. Перед Вами ТОП-5 ошибок организаторов конференций. Этот материал подскажет, как не наступить на те же грабли и провести деловое мероприятие на высоком уровне.
Ошибка №1. Цель в голове у организаторов
Зачастую инициатором конференции выступает один из Топ-менеджеров компании, руководитель департамента или отдела. Будем далее называть его Заказчиком. Далеко не всегда Заказчик формулирует свои ожидания от мероприятия в цифрах, конкретно. И если на этом этапе не зафиксировать цель конференции, велика вероятность того, что формулировки этой цели у разных членов команды будут отличаться. Что же делать?
Для начала определите, что именно Заказчик ожидает получить на выходе: рост продаж, посещаемости сайта или, может быть, подписание крупного контракта? Не забывайте, что цель должна быть SMART:
| Specific | — конкретна |
| Measurable | — измерима |
| Achievable | — достижима |
| Relevant | — релевантна стратегическим целям организации |
| Time-bound | — ограничена во времени |
Зафиксируйте цель на листе бумаги, флипчарте или доске и поместите на видное место перед всеми организаторами конференции – они все должны понимать эту цель однозначно. Добейтесь этого.
Ошибка №2. Отсутствует чёткое распределение ролей
Поначалу люди полны энтузиазма и готовы «горы свернуть». Однако в процессе работы над проектом в условиях сжатых сроков и перегруженности задачами могут возникнуть ситуации, когда не ясно, кто должен решать ту или иную проблему. Люди начинают перекладывать ответственность друг на друга.
Чтобы этого избежать, распределите роли и назначьте ответственных за блоки работ. Каждый член Вашей команды должен ясно представлять свою роль в проекте и те задачи, за которые он отвечает. В этом Вам помогут организационная структура и матрица ответственности.
Организационная структура иллюстрирует логику взаимодействия и показывает кто с кем работает. Вот пример структуры команды организаторов конференции, в которой участвовали ПРОЕКТНЫЕ СЕРВИСЫ:
Организационная структура должна быть максимально проста. Во время конференции нет времени ждать, поэтому сделайте так, чтобы любой вопрос можно было решить оперативно. Чем меньше уровней подчинения, тем лучше. Лишних людей тоже не нужно. Практика показывает, что команда организаторов конференции должна состоять не более чем из 7-9 человек. Остальные – помощники и волонтеры – выполняют поручения и не включаются непосредственно в процесс управления.
Матрица ответственности помогает распределить ответственность по многочисленным задачам между членами команды. Можно использовать для этих целей классическую матрицу RACI. Однако на наш взгляд намного эффективнее применять функционал коммуникационной платформы, в которой работает Ваша команда. Примеры таких платформ: ASANA, Bitrix24, Trello и др. С этим, кстати, связана третья главная ошибка.
Ошибка №3. Отсутствует единый канал коммуникаций
В нашей практике был случай, когда спикер выслал свою презентацию одному из организаторов на e-mail за 30 минут до выступления и не взял ее с собой на флешке. Поскольку организаторы, работающие со спикерами, имели индивидуальные адреса электронной почты, презентация не была доступна всем. В это время тот, кому была отправлена презентация, был занят важными координационными вопросами и не мог оперативно переслать презентацию своим коллегам. В результате спикер был вынужден ждать, пока его презентацию передадут в нужную секцию, скачают и запустят на проектор.
Из этой ситуации важный урок – иметь единый канал коммуникаций со всеми участниками, доступ к которому имеет вся команда организаторов. На наш взгляд, для этого подойдет общая электронная почта, куда любой желающий сможет написать свой вопрос или выслать материалы. Почтовый ящик должен иметь структуру папок (закупки, спикеры, публикации и т.д.), за каждую из папок должен отвечать конкретный человек. Но доступ к папкам открыт всем членам команды (за редким исключением). Это позволит оперативно решить нужный вопрос даже если кто-то из членов команды недоступен.
Папку «Входящие» нужно всегда держать пустой – это ключевое правило. В ней могут находиться только те письма, которые требуют незамедлительного ответа и над которыми ведется работа прямо сейчас. Все остальное нужно перемещать в соответствующую функциональную папку.
В дополнение к общей почте Вам нужно облако, куда будут складываться все важные файлы (договоры, программа, презентации спикеров, статьи для публикаций и т.д.) Это может быть OneDrive, Google-диск, Яндекс-диск или что-то еще, в зависимости от почтового клиента, которым пользуется команда.
Кроме канала коммуникаций с внешними стейкхолдерами, нужен удобный инструмент коммуникаций внутри команды. Каждый член Вашей команды должен иметь возможность быстро и легко получать актуальную информацию по статуту задач, в которые вовлечен. Вся эта информация должна быть многократного использования, чтобы в случае необходимости можно было вернуться к первоисточнику. Желательно также иметь возможность гибкого ограничения доступа к информации по задачам. Например, организаторы, отвечающие за привлечение спикеров должны видеть информацию по своим задачам и не должны видеть лишней информации относительно стоимости булочек и кофе для кейтеринга.
Хорошим решением, по нашему мнению, является ASANA. Это коммуникационная платформа позволяет создавать проекты, задачи и подзадачи, назначать на них ответственных и сроки выполнения, писать комментарии о статусе задачи и делать так, чтобы эти комментарии видели определенные члены команды. Очень удобно прикреплять презентации спикеров и докладчиков прямо к задаче. Аналогичными возможностями обладают уже упомянутая выше Trello, MS Teams и аналогичные системы.
Резюмируя, для работы по подготовке к конференции Вашей команде необходима удобная онлайн-система обмена информацией, доступ к которой имеют все организаторы.
Ошибка №4. А этого мы и не запланировали…
Часто случается так, что в самый ответственный момент у Вас на пути возникают трудности: охрана не пропускает людей, поскольку ее не уведомили об этом, на пленарном заседании во время выступления вице-президента японской корпорации сломался кликер, таблички на столах у спикеров напечатаны «вверх ногами», в принтере внезапно закончился тонер и Вы не можете распечатать благодарственное письмо… Список можете продолжить сами.
Причиной большинства из этих проблем является недостаток планирования. А решением – универсальный и сверхэффективный инструмент под названием чек-лист.
Вам нужно просто заранее перечислить все, что может потребоваться или произойти на том или ином этапе конференции и сделать список для проверки самих себя. Например, чтобы выбрать подходящую по всем параметрам площадку для проведения конференции и исключить возможные неприятности, можно использовать вот такой чек-лист:
| № | Необходимый критерий | Вариант А | Вариант B |
| 1. | Площадь от 100 до 150 м2 | + | + |
| 2. | Удаленность от метро до 7 мин пешком | + | + |
| 3. | Наличие кондиционера | + | |
| … | … | … | … |
В данном случае для нас принципиально наличие кондиционера, поэтому мы остановим свой выбор на варианте B и тем самым исключим неприятную ситуацию, когда гостям конференции некомфортно находиться в помещении.
В Проектных сервисах мы часто готовим чек-лист в процессе мозгового штурма. Этот прием помогает взглянуть на ситуацию с разных сторон и выявить больше подводных камней. Кроме того, мозговой штурм значительно экономит Ваше время. Более подробно о том, как составить чек-лист, для чего он нужен и каких ошибок поможет избежать можно прочитать в одноименной книге «Чек-лист» американского хирурга и писателя Атула Гаванде.
Проблема №5. Гости теряются в догадках кому задавать вопросы
Эту проблему можно назвать и по-другому – отсутствует человек, решающий проблемы.
По нашему глубокому убеждению, такой человек обязательно должен быть на Вашей конференции. И что крайне важно – он должен быть освобожден от других задач. Вполне возможно, что этим человеком будет руководитель проекта. Он наиболее осведомлен по всем вопросам, присутствует на всем протяжении мероприятия и способен оперативно воздействовать на любой рычаг в своей команде. Если же руководитель проекта не готов выделить на это все свое время, он должен делегировать «решателю» полномочия и быть с ним на связи.
Интересное решение этой проблемы предлагает один из основателей event-агентства Eventum Premo Александр Шумович. Суть – установить на мероприятии стол решения проблем, куда сможет подойти и обратиться за помощью любой из гостей или организаторов. Особенно востребован такой стол во время регистрации участников. Когда за короткий промежуток времени приезжает много гостей – нельзя допускать ситуации образования очередей из-за того, что кого-то нет в списке или отчество на бейдже напечатано с ошибкой. Во всех подобных случаях гость перенаправляется к столу решения проблем, где ему быстро помогут, не задерживая при этом других участников.
Заключение
Итак, вот наше краткое резюме.
- Ставьте ясную цель, доводите ее в первозданном виде до всей команды.
- Четко распределяйте роли и ответственность между членами команды.
- Создайте надежную и удобную систему коммуникаций.
- Планируйте и пишите чек-листы, проверяйте по ним все, что подлежит проверке.
- Назначьте отдельного человека ответственным за решение проблем на Вашей конференции.
- И пусть любое Ваше мероприятие проходит как часы!
Автор: Николай Мальцев
Менеджер по обучению
Смотрите также:
- Обучение: Тренинг «ICAgile Certified Professional»
- Статья: PRINCE2 лидирует среди методов проектного управления: результаты исследования The Axelos PPM Benchmark study — 2017
- Статья: 5 классических сценариев эскалации