Не Скрамом единым: где и как применять Канбан-метод

22 Ноя 2019

Это седьмая, финальная статья из цикла «Введение в Agile». В ней мы расскажем о Канбан-методе: инструменте, который позволяет плавно улучшать процессы в организации, повышая их прозрачность, скорость и предсказуемость. В статье описана область применения Канбан-метода, его выгоды и ограничения, основные принципы работы поточных систем и 6 практик Канбан-метода.

Предыдущие публикации этой серии:

1. Часть 1. Agile и классическое проектное управление: в чем разница?
2. Часть 2. Как определить, что вашему проекту нужен Agile?
3. Часть 3. Почему Agile не «внедряют», или как «вырастить» Agile?
4. Часть 4. Хочу быть Agile! Но как?
5. Часть 5. Scrum: сила простоты или сложность совершенства в Agile?
6. Часть 6. Роли, процессы и артефакты в Scrum: дьявол в деталях

Для кого полезен Канбан-метод

Эта статья для вас, если вы хотите применять гибкие подходы, но понимаете, что запустить в вашей организации Скрам нереалистично, или если вы не работаете над созданием нового продукта, а выполняете повторяющиеся процессы, отдельные задачи и поручения.

Канбан-метод сформировался в 2007 году как инструмент для определения и улучшения процессов, связанных с интеллектуальной активностью. Например, Канбан-метод можно применять в сфере экспертных или креативных услуг (управленческий консалтинг различных направлений, дизайн, брендинг и т.п.), разработке физических или программных продуктов, документации и пр.

Выгоды Канбан-метода

Канбан-метод позволяет повысить прогнозируемость количества задач, которое сотрудник или подразделение может выполнить за фиксированный промежуток времени. Точная настройка процесса поможет равномерно распределить работу между специалистами на разных этапах за счет устранения «заторов», то есть скопления задач на одном из участков работы, и повысить согласованность действий. Визуализируя текущий подход к работе, Канбан-метод позволяет увидеть слабые места и проблемы в процессе, выступая, таким образом, как катализатор организационных изменений.

Ограничения Канбан-метода

Поскольку Канбан-метод не ограничен определенной областью применения и содержит минимальное количество правил, лучше говорить не об ограничениях, а о возможных сложностях, с которыми организации сталкиваются при внедрении этого метода улучшения процессов.

Требование визуализировать процесс «как он есть» зачастую вскрывает проблему, которая заключается в разном понимании структуры и шагов процесса его участниками. Детальная фиксация всех инструментов приоритизации задач, отслеживания прогресса и взаимодействия требует времени, внимания и терпения. Для того, чтобы приступить к улучшению процесса, нужно иметь точку опоры, то есть общее понимание участниками текущего состояния этого процесса.

Если вы стремитесь внедрить Канбан-метод в команде или подразделении, очень важно, чтобы все сотрудники и руководители разделяли и соблюдали правила канбан-системы. Переход на Канбан-метод – это тоже изменение, и необходимо удостовериться, что команда понимает текущие проблемы и готова меняться. Руководителям придется перестроиться и согласовать свои методы распределения задач с принципами вытягивающей системы.

Поточные системы

Канбан-метод представляет выполняемую в организации работу как набор сервисов. Сервис – это процесс, в котором задействован один или несколько участников, и который выполняет работу по созданию нематериальных продуктов. У каждого сервиса есть заказчик – сторона, формулирующая потребность или требования к сервису и принимающая выполненную работу. Канбан-метод направлен на определение и улучшение сервисов, которые создают ценность для заказчика.

Структура сервиса изображается как ряд последовательных этапов, через которые проходит задача («рабочий элемент») слева направо. Чтобы такая поточная система стала канбан-системой, должны выполняться три условия:

  • в системе присутствуют сигналы, ограничивающие количество незавершенной работы (WiP, Work in Progress);
  • определена точка принятия обязательств (заказчик подтвердил желание получить рабочий элемент, а сервис подтвердил возможность выполнения этого элемента);
  • определена точка поставки (принятия заказчиком выполненного рабочего элемента).

Источник изображения: «Канбан. Краткое руководство». Дэвид Андерсон, Энди Кармайкл

Правила ограничений на количество незавершенной работы (WiP-лимиты) образуют вытягивающую систему: «вытягивание» задач в систему происходит тогда, когда другие задачи оказываются выполнены, и у системы появляется возможность взять в работу новые задачи.

6 практик Канбан-метода

Канбан-метод формулирует 6 шагов, которые необходимо последовательно пройти для улучшения процесса:

1. Визуализируй
Необходимо визуализировать текущую структуру процессов. Итоговый результат должен содержать признаки канбан-системы (WiP-лимиты, точки принятия обязательств и поставки), а также формализованные правила работы процесса «как есть». Канбан-метод не предписывает, как должна выглядеть канбан-доска. Помимо столбцов вы можете включить в нее горизонтальные строки для различных типов задач (классы сервисов).

2. Ограничивай количество незавершенной работы
Введение и соблюдение WiP-лимитов заменяет систему проталкивания на вытягивающую систему, в которой работа над новыми элементами начинается только по завершении (или выбрасывании) предыдущих задач. Чрезмерное количество частично завершенных работ экономически неэффективно, увеличивает время производства и не позволяет организации оперативно откликаться на потребности заказчиков.

3. Управляй потоком
Поток задач в канбан-системе должен способствовать увеличению ценности, минимизировать время производства и повышать предсказуемость процесса. Необходимо постоянно контролировать процесс, выявлять узкие места (скопление задач на одном этапе) и заблокированные задачи (выполнение которых блокируют внешние факторы).

4. Делай правила явными
Канбан-система должна содержать правила распределения задач, критерии готовности и перехода с этапа на этап, критерии выбора новых задач и использование классов сервисов. Правила могут различаться для различных этапов процесса.

5. Внедряй циклы обратной связи
Канбан предусматривает 7 способов получения обратной связи, или каденций. Каденции – это регулярные совещания и проверки, приводящие к эволюционным изменениям и эффективному предоставлению сервисов. Важно выбрать оптимальную частоту каденций: слишком частые проверки могут привести к внесению изменений до того, как стал понятен эффект от предыдущих изменений. А если проверки проводятся слишком редко, низкие показатели будут сохраняться слишком долго. Канбан-метод предлагает проводить следующие каденции (подробнее о каждой из них читайте в книге «Канбан. Краткое руководство». Дэвид Андерсон, Энди Кармайкл)

  • ревью стратегии
  • операционное ревью
  • ревью рисков
  • ревью сервиса поставки
  • собрание по пополнению
  • канбан-митинг
  • собрание планирования поставки

6. Улучшайтесь совместно, эволюционируйте на основе экспериментов
Канбан-метод не предписывает конкретных действий, которые необходимо выполнить для улучшения вашего процесса. По результатам работы выдвигайте гипотезы о том, что можно улучшить в процессе, проверяйте свои предположения на практике и делайте выводы.

 

Масштабирование Канбан

Канбан-метод применим не только для персональной работы или в команде. Сфера его применения очень легко расширяется на уровень подразделений и всей организации.

Рост в ширину. Вы можете удлинить жизненный цикл рабочих элементов, объединив два сервиса. Например, сервисы проработки идей и реализации идей можно объединить в один сервис: тогда мы сможем понять, что происходит с идеями, после того, как они одобрены к реализации, и наоборот, какой путь проходят идеи до того, как будут переданы в реализацию.

Рост в высоту. Любое описание продукта обычно состоит из нескольких уровней. В Agile, например, общее видение продукта может быть разделено на крупные блоки – «эпики». Каждый эпик состоит из нескольких пользовательских историй. Когда пользовательская история берется в работу, она делится на задачи. Канбан можно использовать на каждом из этих уровней независимо от масштабов систем и действующих в них правил. Обычно выделяют четыре уровня:

  • персональный (все ваши задачи как сотрудника)
  • командный (понимание работы команды как «сервиса»)
  • разработка продуктов/сервисов (управление продуктами на более крупном уровне, чем отдельные задачи, но более мелком, чем проекты)
  • портфельный (отбор и контроль реализации проектов на уровне организации)

Рост в глубину. Если каждая задача в канбан-системе имеет свой жизненный цикл, то определенный этап на канбан-доске верхнего уровня можно детализировать на отдельной канбан-доске более низкого уровня. Это позволит не перегружать деталями верхнюю доску, сохраняя при этом контроль на более детальном уровне.

Резюме

Канбан-метод позволяет визуализировать и ускорить любой процесс интеллектуальной деятельности с помощью шести простых шагов: фиксации состояния процесса «как есть», установления ограничений на количество незавершенной работы, выявления узких мест в процессе и регулирования его с помощью WiP-лимитов, установления правил работы в процессе, внедрения циклов обратной связи и постоянного улучшения на основе экспериментов.

Узнайте больше о метриках процессов и примерах применения Канбан-метода на тренинге ICAgile Certified Professional: agileservices.ru

Смотрите также:

Источник титульного изображения: обложка книги Дэвида Андерсона «Канбан. Альтернативный путь в Agile»  


Яндекс.Метрика