Введение в Flowing OKRs: практическое применение OKR в Потоке

16 Янв 2023

Всем привет!

Автор данной статьи расскажет, что такое Flowing OKR (OKR в потоке), какие основные принципы и правила внедрения этого фреймворка, а также поделится чек-листом для его использования.

Автор статьи — Sten

OKR (Objectives and Key Results — Цели и Ключевые результаты) — это методология постановки целей, которая помогает командам найти общий язык при постановке целей и их согласовании при больших масштабах.

Существует множество отличных книг и статей, объясняющих основные принципы OKR и то, чем этот фреймворк отличается от других существующих практик. Однако команды все еще предоставлены сами себе в реализации OKR. В результате у многих не получается создать эффективный рабочий процесс, который бы помогал команде, а не был бы еще одной рутинной отчетностью.

Поэтому мы решили создать руководство по внедрению, которое использует современный и практичный подход к OKR. Наша цель — дать вам набор простых правил (с чек-листом в конце), которые легко применять, и справочный документ, максимально приближенный к вашим повседневным операциям.

Мы назвали этот фреймворк Flowing OKR (OKR в Потоке), чтобы рассматривать OKR в виде непрерывного процесса, а не как ежемесячную точку взаимодействия.

Некоторые идеи об оценке или согласовании будут отличаться от того, что вы привыкли читать. С опытом мы обнаружили, что наша модель лучше подходит для команд, ориентированных на результат, которые работают с короткими итерациями.

Все руководства, фреймворки и рабочие процессы — это лишь совет. Вы можете обнаружить, что некоторые из приведенных здесь советов не применимы к вашей организации. Это нормально — не стесняйтесь нарушать правила, когда это необходимо.

Частые проблемы с OKR

Вот несколько из проблем, которые мы хотим решить с помощью подхода OKR в Потоке.

Не оптимально выстроен процесс работы с OKR
Довольно часто организация с дюжиной команд использует полдюжины электронных таблиц для OKR. Это затрудняет создание эффективного процесса вокруг outcomes (ценностей). (Если бы по методологии OKR был стандарт, который предлагал всем единое решение того, как применять OKR в крупных компаниях и командах, то часть компаний могла бы избежать использование дюжины таблиц. Также, если бы было специализированное решение, которое превзошло и заменило Excel/Google Sheets, и которое позволило бы избавиться от ведения множества таблиц, то применение OKR стало бы эффективнее – прим. ред.)

Недостаток изменений
Еще одна проблема — частые встречи по мониторингу. В следующем разделе вы увидите, что быстрые петли обратной связи лежат в основе OKR в Потоке (т.е. мониторинг должен проводиться часто и на регулярной основе — прим. ред.). Однако, без надлежащего инструментария и руководства по вопросам владения, процесс мониторинга  может стать излишне затратным (т.е. встречи по мониторингу будут бессмысленными — прим. ред.). В результате организации получают частичные и поспешные обновления статусов, которые недостаточно хороши для принятия обоснованных решений.

Недостаток ясности
Наконец, OKR в Потоке нацелен на то, чтобы дать командам четкое представление о выполнении задач в их организациях. У вас будут простые инструменты, которые помогут ориентироваться в целях, получать полезную информацию и отслеживать тенденции ваших OKR.

Более информированные команды получат лучшие результаты.

Эти проблемы кажутся вам знакомыми? Тогда это руководство сделано для вас.

Основные принципы OKR в Потоке

Принцип 1: Быстрые петли обратной связи
Модель OKR в Потоке многое заимствует у Agile и Continuous Delivery (Непрерывная Доставка). Одним из ключевых аспектов этого подхода будет ваша способность быстро получать обратную связь по стратегии.

Команды, которые ежемесячно мониторят OKR, могут поддаваться ложному чувству безопасности до второго месяца. И тогда будет уже слишком поздно, если вы не приступали к достижению Целей и Ключевых Результатов.

Еженедельный же мониторинг позволяет очень легко предвидеть проблемы.

Таким образом, задача состоит в том, чтобы позволить вашей команде иметь быстрые циклы обновлений. Одно дело кивнуть на диаграмму выше, а совсем другое — создать среду, где люди могут быстро делиться новостями о прогрессе каждую неделю, не тратя впустую утро на работе — посмотрим, как вы сможете это реализовать.

Принцип 2: Outcomes (ценности) и outputs (действия)
В подходе OKR в Потоке мы хотим убедиться, что команды ставят outcomes в центр. Также важно сохранить outputs (инициативы/задачи) как часть картины. Чем проще вы сможете сопоставить OKR с инициативами, тем лучше реализуете свою стратегию.

Ценностно ориентированный не означает только outcomes. Это означает, что мы начинаем с наших целей, а затем смотрим на наши действия. Мы можем многому научится в процессе своей работы, и вполне вероятно, что вы измените некоторые из ваших OKR в результате накопленного опыта.

Принцип 3: Поддержка, не наказание
Метод OKR в Потоке не будет работать без правильный культуры. Очень важно, чтобы команда чувствовала безопасность, сообщая о рисках. “Дайте мне решения, а не проблемы” – это вредное заявление для безопасной среды. Здесь мы хотим, чтобы люди давали честное мнение об их исполнении, включая риски.

Принцип 4: Сотрудничество, а не отчетность 
Наконец, OKR в Потоке — отношение к целям как к разговору. Вы можете автоматизировать некоторые вещи, но OKR лучше всего проявляют себя, когда используются как средство целенаправленного обсуждения North Star Метрики (NSM — Метрики Полярной Звезды). Отношение к OKR как к KPI лишит вас возможности размышлять над стратегией и вносить в нее корректировки.

Правила для внедрения OKR в Потоке

#1. Понимание роли OKR и роли Инициатив

В моделе OKR в Потоке мы используем точный набор определений для Целей, Ключевых Результатов и Инициатив.

• Цели: где мы хотим быть по окончании квартала? (направление)
• Ключевые результаты: как мы будем измерять прогресс? (прогресс)
• Инициативы: какие наши лучшие решения, чтобы добраться туда? (действие)

#2. Используйте командные OKR
Планы на OKR в Потоке должны быть направлены на команду, а не на отдельных людей.

Наличие командных OKR упрощает формулировку целей, ориентированных на клиента, а не на индивидуальную производительность.

(Мы в Product Lab считаем, что помимо командных OKR также важно ставить и индивидуальные OKR — прим ред.)

#3. Внедрите еженедельный обзор прогресса по OKR 
При использовании OKR в Потоке мы рекомендуем командам собираться в начале каждой недели для обсуждения прогресса выполнения своих ежеквартальных OKR.

• Не более 10 человек на встрече, и все владельцы Ключевых Результатов должны присутствовать.
• Прогресс и достоверность должны быть обновлены до встречи
• Встреча должна начинаться с обсуждения OKR, прежде чем рассматривать планы по достижению поставленной цели и инициативы

Этот еженедельный ритуал очень важен для работы OKR в Потоке. Это поможет всем помнить о правильном контексте при принятии проектных решений. Это также простой способ создать естественную ответственность и улучшить согласованность (повторение работает!).

#4. Не фиксируйте операционку в OKR

OKR должны отражать вещи, которые вы хотите изменить. Не статус-кво. Также вы можете разделять время между усилиями по OKR, операционной работой и другими вещами (обучение, исследования и т.д.)

#5. Ограничьте OKR до трех Целей и четырех Ключевых Результатов на Цель 
Мы рекомендуем максимум три Цели и не более четырех Ключевых Результатов на Цель в любом плане на квартал. Это поможет сократить набор конкурирующих приоритетов и прояснить, что действительно важно.

Не забудьте, что вам не нужно фиксировать операционку.

#6. Разделите зоны ответственности
Команды ответственны за достижение Ключевых Результатов в своей работе, но вам нужен один владелец для каждого Ключевого Результата. Его роль в следующем:

• Обновлять прогресс на еженедельных встречах по мониторингу.
• Быть основным контактным лицом по вопросам, связанным с этим конкретным Ключевым Результатом.

Убедитесь, что вы не отдаете все Ключевые Результаты одному и тому же человеку. Согласно общему правило, ни у кого не должно быть больше 7 встреч по мониторингу в неделю. В противном случае качество обновлений сильно снизится.

#7. Никаких индивидуальных OKR
OKR не должны опускаться до индивидуального. Держите их на командном уровне.

Почему? Потому что постановка целей на индивидуальном уровне стирает грань между целями личного развития и целями, ориентированными на клиента. Гораздо проще ограничить OKR на командном уровне, чтобы избежать путаницы. (Однако эта идея противоречит базовым принципам методологии OKR, она идет от адептов BSC (Balanced Scorecard/Система сбалансированных показателей), поэтому является достаточно противоречивой — прим. ред.).

#8. Измеримые Ключевые Результаты против Неизмеримых
Старайтесь всегда, когда это возможно, добиваться измеримых ключевых результатов. Это облегчит отслеживание ваших усилий в течение квартала.

Вы можете столкнуться с Ключевым Результатом, который сложно измерить. Такое может быть из-за того, что у вас нет аналитики, или проект все еще далек от того, чтобы быть в руках пользователей. В этом случае, мы рекомендуем отказаться от цели и вместо этого сосредоточиться на уровнях достоверности.

#9. У OKR нет каскадного согласования (но все же они согласованы)
Каскадное  согласование (сверху-вниз/от топ-менеджмента до команд и сотрудников) OKR было популярным подходом несколько лет назад. Но в последние годы многие, в том числе и мы, выступили против этого подхода. Мы рекомендуем более гибкую модель, в которой команды могут создавать свои планы под контролем руководителя, не навязывая свои цели. Позже они могут решить, какие элементы сопоставлять с outcome руководителя.

В результате некоторые OKR останутся изолированными, но этого и следовало ожидать, особенно в крупных организациях.

Одна вещь, которую вы можете сделать, чтобы упростить согласование — это попытаться повторить Цели верхнего уровня всей организации, когда это возможно. “Обеспечить отличный опыт для новых клиентов” — это Цель, которая в равной степени применима к командам по Продукту, Разработке, Дизайну или Поддержке клиентов.

#10. Мониторинг должен быть значимым
Ваш процесс OKR будет настолько хорош, насколько качественны ваши  обсуждения. Итак, все начинается с написания значимых обновлений, которые могут быть ответами на следующие вопросы:

1. Где мы сегодня?
2. Каков наш прогресс по сравнению с прошлым обновлением?
3. Насколько мы уверены в достижении цели к концу квартала?
4. Что мы уже сделали, чтобы добиться прогресса?
5. Что мы планируем делать дальше?
6. Что нам мешает?
7. Нужна ли нам помощь других?

#11.  Оценивайте прогресс достижения OKR на всех уровнях организации
Вы могли слышать о методологии оценки OKR от Google. В своем подходе они стремятся выполнить от 60% до 70% OKR. Это звучит прекрасно в теории, но вряд ли выполнимо на практике, потому что большинство организаций ожидают, что цели будут находиться в диапазоне 80-100%.

Следите за тем, чтобы ваши оценки соответствовали шкале, применяемой в остальной части вашей организации. Например:

• 80-100% = зеленый (по плану)
• 60-80% = желтый (риск)
• 0-60% = красный (вне плана)

#12. Не более 2 желтых статусов подряд
К вашему мониторингу должен быть привязан уровень уверенности:

• Зеленый = по плану (мы уверены, что достигнем цели — прим. ред.)
• Желтый = риск (есть риск, что мы не достигнем цели до конца, но прогресс по ней будет — прим. ред.)
• Красный = вне плана (на данный момент мы не беремся за достижение этой цели — прим. ред.)

Возьмите себе за правило, что не должно быть больше 2 желтых статусов подряд.

Уровень уверенности по третей цели должен быть зеленым или красным. Принятие этого правила поможет противостоять рискам заранее, а не обдумывать все слишком долго.

#13. Следите за своими инициативами и действиями