«6 шагов эффективной эскалации проблем» от главы IPMA

14 Янв 2016

Компания «Проектные сервисы» представляет вашему вниманию перевод заметки Президента Международной Ассоциации Проектного Управления Рейнхарда Вагнера, посвящённой эскалации проблем при управлении проектами.

Иногда для решения проблемы в проекте у руководителя проекта не хватает полномочий. В таком случае её необходимо эскалировать. Как правило, эскалацию выполняет сам руководитель проекта, перенося принятие решения о вопросе на уровень выше – к следующему лицу или органу, уполномоченному принимать решения. Это может быть куратор проекта, управляющий комитет или кто-то из топ менеджмента компании. Проактивное информирование о проблемах лиц, принимающих решения – одна из важнейших обязанностей руководителя проекта. Чем раньше о проблеме узнает вышестоящий орган или лицо, тем больше у него будет времени на разработку качественного решения. Одна из проблем, часто возникающих при эскалации в проектах, состоит в том, что вышестоящее лицо не имеет представления о ситуации, имеет недостаточно опыта в решении именно таких проблем и не знает о возможных альтернативных путях решения проблемы. Таким образом, проектный менеджер обязан не просто передавать решение на уровень выше, а реализовать процесс эскалации полностью, от идентификации проблемы до реализации принятого решения.

6 шагов эффективного процесса эскалации

Руководитель проекта должен:

• Шаг 1: Проинформировать вышестоящее лицо, принимающее решения, о проблеме (например, через красный флажок в отчёте о статусе проекта)
• Шаг 2: Проанализировать причины проблемы и потенциальное влияние на проект (например, размер перерасхода или отставания от графика)
• Шаг 3: Разработать несколько альтернативных решений проблемы и оценить их достоинства и недостатки
• Шаг 4: Описать ситуацию вышестоящему лицу, принимающему решения, с вариантами решения и собственными рекомендациями
• Шаг 5: Объяснить последствия не принятия скорейшего решения
• Шаг 6: Задокументировать результаты эскалации и зафиксировать извлечённые уроки

Для эффективной эскалации также необходимо выполнить следующие условия: Руководитель проекта должен открыто отчитываться о проблемах в проекте, а не скрывать их до последнего момента. Следуя описанным выше 6 шагам, руководитель проекта должен проанализировать сложившуюся ситуацию, проявить креативность в  разработке решений проблемы и твёрдо отстаивать свою позицию перед проектным комитетом или советом директоров. В процессе эскалации задача руководителя проекта – привести членов органа, принимающего решения, к консенсусу и принятию качественного и устраивающего всех решения. Для этого он должен быть подготовлен, открыт и располагать убедительной и достоверной информацией о состоянии проекта.

Орган или лицо, принимающее решения, в свою очередь, должен быть внимательным, ответственным и поддерживать руководителя проекта. Он должен оперативно реагировать на просьбу о встрече и информацию о проблеме, быть открытым к новой информации и готовым принимать непростые решения.

Эффективная эскалация требует открытости, доверия к проектному менеджеру и команде. Тогда качественное решение будет найдено, даже если проблема сложна, а решение даётся непросто.

Смотрите также:

• Консалтинг: Методология управления проектами: Разработка и внедрение
• Обучение: Основы управления проектами на базе стандарта PMI PMBoK 5-е издание
• Статья: Этапы становления проектно-ориентированной организации

Источник: http://blog.ipma.world/effective-escalation-in-projects/