Как повысить эффективность Управляющего Комитета Проекта?

17 Авг 2016

Управляющий Комитет Проекта (Steering Committee) – это главный коллегиальный орган принятия решений по проекту (не нужно путать Управляющий комитет проекта с Проектным комитетом, который принимает решение по всему портфелю проектов, а не по одному – прим. пер.). Иногда его ещё называют Управляющим советом или Оперативным Советом. Это орган, который авторизует старт проекта, подтверждает переход проекта на следующий этап, основываясь на информации, предоставленной руководителем проекта. Также Управляющий Комитет Проекта принимает решение об окончании или закрытии проекта, и самое важное — помогает в преодолении проблем проекта, решение которых находится за пределами полномочий руководителя проекта – Примечание переводчика.

Ежегодно высокооплачиваемые руководители, менеджеры и эксперты проводят сотни часов своего драгоценного для компании времени на заседаниях Управляющих Комитетов Проектов. А потому руководству компании стоит серьёзно задуматься над пересмотром работы Управляющего Комитета, а то и вовсе отказа от данной структуры.

Чтобы понять, насколько необходим Управляющий Комитет в данном случае, необходимо ответить на следующие вопросы:

• По меркам организации, насколько масштабен данный проект или программа?
• Насколько данный проект (или программа) более сложный и комплексный, в сравнении с другими проектами компании?
• Является ли данный проект рискованным в сравнении с другими проектами организации?

Если Вы ответили утвердительно как минимум на два из вышеперечисленных вопросов, то создание Управляющего Комитета Проекта может быть обосновано. Если только на один, то рекомендуется ограничиться назначением опытного и ответственного Куратора проекта и оказывать ему дополнительную экспертную поддержку в области оценки рисков, стоимости и работы с заинтересованными сторонами.

Если реализуемый проект является стандартным для организации, то нет нужды в руководящем комитете. Стандартной системы управления проектами, заинтересованными сторонами и изменениями, а также процессов руководства должно быть достаточно. Наиболее эффективный с точки зрения затрат Управляющий Комитет – это тот, которого нет.

Как повысить эффективность работы Управляющего Комитета Проекта?

Если же Управляющий Комитет Проекта необходим Вашему проекту, то постарайтесь сделать его заседания как можно более краткими – в пределах получаса. Суммарная стоимость часа времени членов комитета может достигать внушительных сумм (в зависимости от размера этого комитета) – ведь он, как правило, состоит из высшего руководства и высококвалифицированных экспертов. А значит это время нужно использовать максимально эффективно, дабы окупить издержки.

Добиться этого вполне возможно, однако, следует тщательно подойти к организации работы Управляющего Проектного Комитета. Эту функцию на себя может взять Проектный или Портфельный офис. Далее мы рассмотрим ключевые рекомендации по повышению эффективности работы Управляющего Комитета Проекта:

• Должны быть чётко прописаны функции каждого члена управляющего комитета. Члены Комитета должны понимать, какова цель их включения в комитет и что от них ожидается в рамках работы. Включать сотрудника в состав комитета только из-за его статуса или должности не стоит – можно ограничиться информированием о работе Комитета.
• В компании должен быть детально прописан процесс управления изменениями и те случаи, когда необходимо вмешательство комитета. Проведение всех изменений в проекте или программе через комитет – это пустая трата времени. Задача Комитета состоит в том, чтобы быстро и оперативно принимать особо важные решения по проекту, а не в том, чтобы принимать рутинные решения вместо руководителя проекта.
• Необходимо чётко определить способы и каналы взаимодействия между Руководящим Комитетом и ключевыми заинтересованными сторонами. Цель работы Руководящего Комитета — максимизация выгод от реализации проекта, а это подразумевает взаимодействие с заинтересованными сторонами.
• Комитет следуют созывать только в случае необходимости. Нет нужды в ежемесячных или других регулярных встречах. Все рутинные вопросы должны решаться по стандартным каналам коммуникации между Куратором проекта, Руководителем проекта и членами Комитета (если это необходимо ввиду области компетенции)
• Обмен информацией и коммуникации между членами Комитета должны быть своевременными и эффективными. Перед заседанием, заранее, каждый участник должен в сжатой форме получить исчерпывающую информацию о целях встречи, повестке, состоянии проекта.
• Если у кого-то из членов Комитета возникли дополнительные вопросы по повестке грядущего заседания или потребность в данных по проекту, необходимо направить эти вопросы Куратору проекта или Руководителю до встречи Управляющего Комитета Проекта, чтобы они могли подготовить исчерпывающую информацию и предоставить её всем членам Комитета. Отсутствие каких-либо данных на заседании может привести к тому, что встреча пройдёт впустую и придётся проводить ещё одну.
• Важно вести хронометраж встреч и фиксировать их результаты. Протокол совещания, принятые решения и поднятые на заседании вопросы должны быть предоставлены не только участникам встречи – членам Комитета и Руководителю проекта, но и другим заинтересованным сторонам.

Повышение эффективности работы Управляющего Комитета Проекта может потребовать не только налаживания процесса работы, но и приложения усилий и мотивации членов самого комитета. Важно донести до них основные цели функционирования Комитета и их роли в его работе. Некоторым членам Комитета может понадобиться помощь в развитии коммуникационных навыках, навыках переговоров и группового принятия решений для достижения максимальной отдачи от работы Комитета. Тут в дело может вступить Проектный офис и провести обучение или заняться развитием межличностных навыков (soft skills) членов комитета.

Чтобы обеспечить максимальную эффективность работы комитета, также необходимо повысить прозрачность проектного управления, а также наладить эффективный мониторинг и контроль проектов. Без этого Управляющий Комитет Проекта не будет иметь достаточных и достоверных данных о состоянии проекта чтобы принимать качественные решения.

Все рекомендации, приведённые в этой статье, не выглядят ни сложными, ни революционными. Тем не менее, многие организации сталкиваются с трудностями в реализации данных простых советов. Однако они действительно позволят повысить качество коммуникации внутри Управляющего Комитета Проектов, повысить качество принимаемых им решений, а также серьёзно облегчить жизнь Руководителю проекта и Куратору.

 

Смотрите также:

• Консалтинг: Проектно-ориентированная система управления проектами в организации
• Консалтинг: Корпоративная система управления проектами (КСУП)
• Аутсорсинг: Мониторинг и контроль проектов и программ
• Статья: Управляющий комитет проекта: Цели, структура, функции

 

Источник: http://www.projectmanagement.com/blog-post/21439/Do-You-Really-Need-a-Project-Steering-Committee-