Мотивация, делегирование и автоматизация: рецепт создания суперкоманды

Я работаю в Skyeng и как-то раз мне удалось сделать из моей команды супер-команду, лучшую в компании. С тех пор я занимаюсь тем, что создаю супер-команды из любых команд. И сегодня расскажу, как я это делаю.

Представьте себе обычного тимлида. Назовем его Дима. Он хороший работник – берет задачи и доделывает их до конца, это ведь самое главное. А вокруг Димы бродят продакты, СТО, разработчики, и у каждого к Диме есть дело. И Дима начинает гореть. Он не высыпается, круглосуточно думает про то, что он кому наобещал, задачи теряются, потому что Дима про них забыл в запарке или потому, что они где-то там далеко в бэк-логе и в общем не будут сделаны никогда. Что произойдет с Димой в ближайшем будущем? Он либо уйдет с позиции, либо совершит ошибку, которая будет стоить компании кучу денег.

Теперь я расскажу, как мы организуем работу Димы в нашей компании. Skyeng – это 17 команд разработки. Команда чаще всего состоит из продакта, тимлида и разработчиков. Продакт занимается тем, что ставит бизнес-цели, он отвечает за деньги, которые мы зарабатываем и тратим, он общается со всеми заказчиками и клиентами. Тимлид – то есть наш условный Дима –– технический лидер. Он отвечает за техническую стратегию, за технические решения, за технический долг, в общем, все техническое. Но он еще и project manager, который в ответе за все процессы, он работает с людьми, нанимает их, увольняет, развивает, общается, ведет за собой и мотивирует.

Как нам разгрузить Диму, чтобы он работал в нормальной атмосфере, а не в аду? Первая мысль – делегировать все мелочи, чтобы Дима мог сосредоточиться на важных штуках – инвестициях и работе руководителя. Почему это не сработает? Потому что на делегирование нужно время, нужно долго объяснять, как все должно быть сделано. Дима и так работает 10 часов в день, ему проще самому все сделать.

Давайте попробуем другой путь – делегирование здорового человека.

Сперва Диме нужно найти простые задачи, с которыми очень легко разделаться. Чаще всего вы знаете, что это за задачи. Если нет, то помогут ворк логи. Я каждый день записываю все, что сделал, и потом анализирую. Такие простые задачи – это, как правило, ответы на вопросы разработчиков, продактов, CTO, заказчиков, клиентов. Я в свое время просто сделал в Slack отдельный канал и предложил все вопросы сбрасывать туда. В личке я не отвечаю никому. Назначил дежурных, которые будут отвечать на вопросы в канале по графику – из числа разработчиков или QA. Если они не могут ответить на вопрос, они просто тегают разработчика, ответственного за эту часть.

Мы быстренько закодили бота, который пишет правила при входе в канал (кстати, ботами у нас занимаются отдельные люди или специально отобранные и проверенные фрилансеры, команда на это не отвлекается). Вот так я избавился от кучи мелких задач, на которые уходит масса времени. Все это можно оптимизировать и дальше – писать FAQ, например.

Итак, наш условный Дима освобожден от значительной части рутины. Что дальше?

У Димы в команде собраны отличные ребята, профессионалы. Но работа, помимо прочего, предполагает мелкие и простые задачи: перенести что-то из одного документа в другой, субтитры написать, файлики растасовать. И Дима думает –– мои профи получают кучу денег, как-то неудобно их нагружать такой ерундой. Поэтому ему приходится делать это самому.

На этот случай в Skyeng есть специальный отдел административных ассистентов. Это такой внутренний YouDo. У ассистентов есть доступ ко всем документам, у них есть человек, отвечающий за контроль качества, они тщательно отобраны и обучены, это не люди с улицы. Задачи ассистентам ставятся в Trello по специальному шаблону. Воспользоваться помощью ассистентов может вообще кто угодно в компании.

Большая часть дела сделана, Дима не тратит свое время на мелочи и не волнуется, что те, кому он эти мелочи делегировал, все испортят. Но теперь нужно разобраться с еще одной вещью – с форс-мажорами. Что делать, если ночью упал прод, например – будить Диму, чтобы он починил? Нет, нам нужен хорошо выспавшийся тимлид. Поэтому мы настраиваем специального бота, который звонит, если сломался прод. Но звонит он не Диме: мы снова собираем команду дежурных разработчиков, которые трудятся по очереди и имеют доступ ко всем диагностическим инструментам, ко всем серверам. И Димы в этой команде нет. Дима – тимлид, поэтому он подключится к цепочке, только если дозорный разработчик не проснется, чтобы выяснить, как такое произошло.

В поддержку этой системе мы создаем panic document, в котором поэтапно описано, что делать, если все сломалось.

Дима отлично выспался и готов работать и проводить встречи. А встреч у него великое множество. Нельзя ли и их делегировать? У него в команде есть толковые люди, но нельзя же просто взять кого-то и послать на передовую, это так не работает.

Что сделал я? Рассмотрим это на примере технических ревью. Во-первых, я структурировал весь свой опыт весь опыт и создал некий алгоритм проведения ревью. В нем учтено много вопросов: зачем мы это делаем, как провести четкий алгоритм, лафйхаки для ведения обсуждений, шаблоны для голосований и задач, расписания и примеры. Я показал этот документ ребятам, мы его сообща дополнили, так что получилась такая выжимка из коллективного опыта Skyeng.

Потом я спросил, кто хочет проводить техревью. Оказалось, все хотят. Мы построили расписание и ходим по очереди. И я тоже хожу, потому что мне необходимо оставаться включенным в этот процесс. После каждой встречи каждому участнику приходит опрос, где он оценивает процесс встречи и ведущего. Это фидбек очень важен для улучшения работы. Кроме того, мы выработали ключевые технические принципы для каждой команды. Они помогают принимать важные решения без меня. Например, открыто говорить о проблемах и рисках, предпочитать качество скорости, не отдавать ничего на аутсорс. Принципы у каждой группировки могут быть свои, где-то, может, наоборот, аутсорс будет желателен, а скорость будет важнее качества.

Если Дима сделает так, как мы провернули в Skyeng, он избавится от большей части встреч.

Теперь наш Дима максимально разгружен и может полностью посвятить себя тем задачам, которые никто, кроме него, выполнить не сможет.

Это, во-первых, поддержание командного духа, тимбилдинг. Во-вторых, найм и увольнение людей. В третьих, Дима получает возможность ездить по конференциям и рассказывать о том, как в его команде все круто устроено. Это время, проведенное на конференциях, я считаю инвестициями в будущее команды.

Все, что я описал, невозможно сделать быстро. Это процесс не на неделю-другую. По моему опыту, у вас уйдет как минимум год на то, чтобы все выстроить и наладить, привить команде ответственность. Но это возможно, и неважно, сидите вы все в одном кабинете или работаете удаленно, принципы будут одни и те же.

Источник: https://spark.ru/startup/skyeng/blog/46970/motivatsiya-delegirovanie-i-avtomatizatsiya-retsept-sozdaniya-superkomandi

Телеграм канал автора — Тимлид Леонид