Проблемы и задачи Проектных офисов

04 Сен 2015

На этой неделе мы опубликовали обзор на исследование Global State of PMO 2015 компании ESI. В данной публикации авторы исследования подробно рассматривают проблемы и задачи, с которыми сталкиваются Проектные офисы.

Согласно результатам исследования, наибольшую сложность для Проектных офисов представляет управление ресурсами. Но это далеко не единственная область, являющаяся источником проблем. Рассмотрим подробнее результаты опроса и попробуем разобраться, что же мешало Проектным офисам работать в 2015 году.

Проблемы Проектных офисов

Опрос показал, что многие Проектные офисы получили признание и поддержку в своих организациях. Несмотря на это, средний уровень эффективности снизился, а большинство респондентов отметили серьёзные трудности и сопротивление в организации.

Некотором респондентам даже кажется, что абсолютно всё является источником проблем для эффективной работы Проектного офиса.

Проблемы, с которыми сталкиваются Проектные офисы разнообразны. Среди ответов респондентов встречаются такие как недостаток лидерства, проблемы с бюджетом, а также негативное отношение со стороны руководителей функциональных подразделений. Многие недавно созданные Проектные офисы даже не до конца определили цель своего существования.

Также в списке проблем были названы:

• Низкая эффективность Проектного офиса
• Смена приоритетных направлений деятельности
• Ресурсные ограничения внутри Проектного офиса
• Изменения отношения с кураторами Проектных офисов
• Увеличения общего количества проектов и программ

Проектные офисы не чувствуют себя востребованными и признают, что не выполняют свои обязанности должным образом. Причины этого, в основном, по словам опрошенных сотрудников, лежат вне зоны контроля Проектного офиса.

Адаптация к стратегическим требованиям

23% респондентов заявили о том, что их Проектные офисы находятся на уровне организации. 26% от всего числа опрошенных считают, что их Проектные офисы имеют стратегическое значение, то есть ответственны за соотнесение проектов и программ с корпоративной стратегией. Другими словами, Проектные офисы стали больше фокусироваться на управлении всем портфелем организации, в сравнении с предыдущими годами. Их можно назвать Портфельными офисами, хотя этот термин ещё не применяется широко.

Основные трудности, с которыми сталкиваются такие Проектные офисы связаны с:

• Достижением требуемого уровня зрелости процессов портфельного управления, который нужен для обеспечения реализации проектов. В основном это процессы идентификации, приоритизации и выполнения проектов в соответствии со стратегией организации
• Эффективным стратегическим прогнозированием
• Усилением стратегической роли Проектного офиса и получением поддержки со стороны руководства

Когда Проектный офис только начинает участвовать в стратегическом управлении, перед ним встаёт трудная задача по преодолению сопротивления других участников процесса стратегического управления.

Серьёзную проблему для многих Проектных офисов представляют такие цели как «управление ценностью», «адаптация к стратегическим требованиям», «интеграция процесса принятия решений в портфеле со стратегическими целями».

Повышение качества работы Проектного офиса

Проектный офис должен адаптироваться к организационным изменениям. Повышение качества сервисов Проектного офиса создаёт целый ряд проблем. Сложнее всего изменение процессов проходит в следующих областях:

• Управление ресурсами
• Отслеживание бюджета
• Инициация проектов
• Руководство
• Пересмотр проектов и портфеля
• Управление выгодами
• Стратегия коммуникации

После улучшения одного из процессов, возникает необходимость встроить его в работу с уже существующими проектами, что также представляет непростую задачу для Проектных офисов.

Помимо изменения процессов, иногда требуется изменить стиль работы Проектного офиса. Многие респонденты отметили, что организация требует от них «большей оптимизированности», «инновационности», «гибкости», «предпринимательского стиля мышления» и «масштабирования услуг». Задачу усложняет тот факт, что все эти изменения необходимо проводить с сохранением качества работающих сервисов.

Отдельная группа проблем связана с инструментами проектного управления. От Проектного офиса требуют повышения эффективности работы, что связано с расширением инструментария. Однако это требуется сделать в рамках существующего бюджета и без привлечения дополнительных ресурсов. Всё это сказывается на скорости внедрения новых инструментов и качестве их применения.

Для повышение уровня профессионализма персонала и приобретение новых компетенций Проектного офиса необходимо решить целый ряд задач. Респонденты упоминают следующие:

• Повышение эффективности
• Стандартизация процессов и методов реализации проектов
• Обеспечение согласованности работы функциональных подразделений
• Улучшение качества поддержки проектных менеджеров

Некоторые из опрошенных упоминали новые методики, такие как Agile, однако для большинства из них эта проблема не стоит на повестке дня, несмотря на то, что команды разработчиков в компании давно используют эту методику. Совмещение гибких методик с деятельностью Проектного офиса на практике встречается весьма редко и не всегда завершается успешно, а потому многие компании специально избегают решения этой проблемы.

Заключение

Проектный офис, как любое подразделение в организации, сталкивается и будет сталкиваться с проблемами. Меняется бизнес – должен меняться и Проектный офис. Изменения и реакция Проектного офиса на эти изменения зависят от многих факторов. Вот лишь некоторые из них:

• Уровень зрелости
• Стадия жизненного цикла
• Компетенции и сфера влияния Проектного офиса
• Лидерство и уровень компетентности руководителя Проектного офиса
• Уровень и компетенции сотрудников Проектного офиса

Проблемы – это то, что делает работу Проектного офиса интересной. Для тех, кто активно ищет решение этих проблем и не боится пойти на риск, работа в Проектном офисе – прекрасный способ сделать карьеру.

Смотрите также:

• Исследование: Проектный офис: Новое исследование Global State of PMO 2015
• Статья: Офис управления проектами как инструмент повышения эффективности организации
• Статья: Офис управления проектами и методология Scrum
• Консалтинг: Создание и развитие Проектного офиса

 

Оригинал: http://www.esi-intl.co.uk/blogs/pmoperspectives/index.php/what-are-the-main-challenges-pmos-face-today/