Проектный офис – связующее звено между реализацией стратегии и проектами

10 Июн 2016

Для бизнеса компании критическую роль играет эффективность исполнения ключевых проектов. Реализуя проекты, высшее руководство компании и команды проектов претворяют в жизнь стратегию организации и достигают успеха в бизнесе.

 Согласовать проекты с организационной стратегией не так просто, и многие компании не справляются с этим. Институт Управления Проектами (PMI) в исследовании 2016 года «Pulse of the Profession®: The High Cost of Low Performance” выяснил, что компании в Великобритании продолжают терять 138 млн. долл. за каждый млрд., вложенный в проекты и программы, по причине низкой эффективности реализации проектов.

Чтобы снизить риски и остаться конкурентоспособными, руководители компаний уделяют первостепенное внимание вопросам согласованности проектов и программ с долгосрочной стратегией развития. Проектный офис (Project Management Office, PMO) даёт организациям возможность укрепить эту связь. В сегодняшней статье мы рассмотрим способы повысить эффективность реализации проектов, которые предоставляет Проектный офис.

“Проектный офис может обеспечить необходимую связь между стратегией и её реализацией”, —  отметил М.А. Лэнгли, Главный исполнительный директор Института Управления Проектами (PMI). “При отсутствии такой связи организации сталкиваются с рисками неоптимального использования денежных, трудовых и временных ресурсов, которые оказывают влияние на результаты проекта, и, в конечном счёте, на показатели бизнеса.”

Проектный офис поддерживает исполнение проектов, внедряя методологии, стандарты и инструменты, которые позволяют менеджерам лучше управлять проектами и показывать более высокие результаты. Он увеличивает возможности организации, применяя лучшие практики управления, служит центром координации для проектных менеджеров.

Проектный офис может проводить обучение, наставничество, предоставлять возможности для развития персонала, осуществлять распространение знаний в организации, а также выполнять функции управления портфелем для гарантии согласованности стратегии и реализации выгод.

Согласованность проектов со стратегией

Необходимость согласованности проектов и стратегии важна, как никогда. Согласно отчёту PMI Pulse, топ-менеджеры и директора Проектных офисов говорят о важности повышения уровня конкурентоспособности в течение следующих трёх лет. 8 из 10 топ-менеджеров и руководителей Проектных офисов заявили, что они планируют достичь поставленной цели при помощи новой стратегии, подходящей для постоянно меняющихся рыночных условий, приоритизации проектов и выполнении только необходимых для реализации стратегии проектов и инициатив. Также респонденты отмечают, что опыт провальных проектов должен учитываться при стратегическом планировании.

Эффективный Проектный офис помогает решить эти вопросы следующим образом:

• Побуждает руководителей думать стратегически и фокусироваться на вопросах согласованности стратегии, а не сосредотачиваться исключительно на проекте и его деталях
• Повышает стратегическую гибкость – создаёт возможности для выбора проектов, наиболее подходящих для нынешней ситуации
• Стимулирует рост бизнеса за счёт повышения удовлетворённости Заказчика – Проектный офис повышает шансы того, что проекты будут выполнены вовремя и в рамках бюджета, что ведёт к большей удовлетворённости Заказчика
• Совершенствует процесс принятия решения – организации могут лучше оценить выгоды и риски отдельных проектов в масштабах всего портфеля проектов

По мере того, как компании начинают реализовывать все более сложные проекты и разрабатывать программы для управления ими, Проектный офис становится все более значимым звеном процесса реализации проектов, так как оказывает поддержку проектам и формирует корпоративную методологию.

Кроме ответственности за согласованность проектов и программ с корпоративной стратегией, Проектный офис помогает установить подходящие механизмы руководства проектами для обеспечения согласованности стратегии и реализации выгод. (про то, что такое проектное руководство, читайте здесь и здесь – прим. пер.)

Согласно отчёту, организации, в которых Проектный офис обеспечивает согласованность проектов и программ с корпоративной стратегией, на 27% чаще успешно завершают свои проекты и на 42% реже урезают первоначальное содержание своих проектов в процессе реализации. На Рисунке 1 проиллюстрировано, что согласованность проектов со стратегией в целом позитивно сказывается на результатах деятельности компании. Большее количество проектов оканчивается в срок, в рамках бюджета, а процент провальных проектов ниже.

Создайте свой Проектный офис

С чего же начать? Во-первых, необходимо привлечь Проектный офис к формированию стратегии компании. Ключ к успеху данного процесса – поддержка высшего руководства.  Это должно быть лицо или группа лиц такого уровня, авторитет и должности которых позволяют оказывать влияние на всех ключевых сотрудников компании, устранять возникающие препятствия и выделять ресурсы для проектов по мере необходимости. Наличие доступа к членам корпоративного управления поможет в процессе обеспечения согласованности проектов и программ с корпоративной стратегией.

Во-вторых, важно найти правильных людей для работы в обновлённом Проектном офисе. По возможности, стоит нанимать людей из разных отделов внутри компании, таких как маркетинг, продажи, ИТ, для того чтобы расширить набор компетенций персонала Проектного офиса. Как показывает Рисунок 2, акцент на развитии проектных навыков позволяет серьёзно улучшить показатели проектов. Особенно сильно это сказывается на содержании проекта. Также, при внедрении новых процессов важно опираться на лучшие практики компании, и сотрудники с разносторонними компетенциями как раз могут помочь в этом.

Важно понимать, что роль Проектного офиса, как правило, больше консультативная, чем административная или контролирующая. Он адаптирует практики из Руководства по Управлению Проектами (PMBok Guide) (и других методологий и фреймворков – прим. пер.) к индивидуальным потребностям конкретной организации, в рамках процессов организации и корпоративной культуры. Проектный офис также является основным механизмом для передачи знаний внутри организации. Выявление основных причин успеха и неудач позволит сделать проекты предсказуемыми и повторяемыми, избежать неудовлетворительных результатов.

Долгосрочный успех

Самые эффективные организации не только признают необходимость проектного, программного и портфельного управления, но и предоставляют Проектному офису необходимые полномочия в пределах всей операционной структуры бизнеса. Важно, чтобы топ-менеджмент понимал роль Проектного офиса и оказывал ему соответствующую поддержку.

Следование истинным целям проекта или программы всегда выступало ключевым элементом успеха, но изменения трендов на рынке могут сбить проекты, как и целые компании, с намеченного курса. Эффективный Проектный офис помогает преодолеть эти затруднения и задать чёткое направление для достижения успеха (см. рис. 3).

В кейсе, рассматриваемом в статье, приводится пример того, как компания Ticketmaster International, финалист конкурса “Лучший Проектный офис 2015 года”, смогла усилить собственную стратегическую ценность с помощью Проектного офиса.

После объединения с компанией Live National в 2010 году, появилась задача наладить процессы взаимодействия отделов и согласовать их со стратегией. Проектный Офис имел бюджет в 2 млн. долл. и должен был найти новый способ приоритизации критически важных для компании инициатив. Дорожные карты и проектные заявки часто оказывались неиспользуемыми, поэтому Проектный Офис попросил проектные команды разработать бизнес-кейсы проектов на основе единого шаблона.  Данная процедура позволила командам понять и обосновать количество необходимых им ресурсов, которые позволили им ускорить реализацию проектов. Также Проектный офис привлёк бизнес-аналитиков, которые помогли командам определить ожидаемые выгоды от реализации их проектов. Вооружённый этой информацией, Проектный офис предоставил проектным менеджерам инструменты для управления рисками и изменениями в реальном времени.

 “Стратегический Проектный офис должен иметь возможность формировать портфель и проекты, которые будут иметь реальное значение для успеха бизнеса компании”, — говорит Джон Макинтайер (John McIntyre), руководитель Проектного офиса Ticketmaster International. “Наш Проектный офис является свидетельством подтверждения результатов исследования PMI о том, что согласованность стратегии проектов, наряду с управлением выгодами, являются ключевыми факторами успеха компании.  Мы использовали эту ценную информацию для улучшения стратегического планирования, совершенствования проектных зависимостей, сокращения времени проектных циклов и увеличения стратегической ценности результатов проектов.”

 

Смотрите также:

• Консалтинг: Проектный офис: создание и развитие
• Консалтинг: Управление портфелями проектов и программами
• Аутсорсинг: Аутсорсинг функций Проектного офиса
• Статья: Топ-10 трендов реализации стратегии в 2015 году

 

Оригинал: https://raconteur.uberflip.com/i/682209-project-management/0