Топ-3 области, в которых руководителям проектов нужен коучинг
11 Апр 2016
Быть руководителем проектов не просто. Руководитель отвечает за то, чтобы проекты реализовывались в срок, укладывались в бюджет и достигали поставленных целей одновременно.
При реализации проекта, руководители проекта должны видеть полную картину происходящего, но при это обращать внимание на детали, при этом, всячески избегая микроменеджмента. Они должны быть лидерами в своей команде, вовлекать в работу проекта заинтересованные стороны, выполняя и/или отслеживая при этом несколько приоритетных задач проекта.
Чтобы справляться со всем описанным выше, проектным менеджерам приходится постоянно учиться. Коучинг, как форма приобретения необходимых в работе руководителя проектов навыков и знаний, может быть весьма эффективен, особенно в некоторых областях. В данном материале мы рассмотрим 3 области, в которых коучинг наиболее полезен для руководителей проектов.
Управление потоком задач и навык делегирования
Основная проблема многих руководителей проектов – неспособность справиться с навалившимся на них потоком задач. Перегрузка наступает в следствие параллельного ведения нескольких проектов или недостатком поддержки при работе с крупным проектом.
Очень многие руководители проектов считают, что будут выглядеть «слабыми», если откажутся от части работы или попросят помощи. Вместо этого, они работают сверхурочно и выбиваются из сил, стараясь справится со всеми делами. Но это вредит и им, и проекту.
Взваливая на себя непосильный груз задач, «перегруженные» проектные менеджеры подводят своих Заказчиков, уделяя их потребностям и проекту недостаточно внимания. Руководитель – это ключевой ресурс проекта, и когда он недоступен, проект «останавливается».
Работа с коучем позволяет объективно оценить ситуацию и прийти к понимаю того, как преодолеть сложившиеся трудности. Ведь для реализации крупных успешных проектов необходима полная отдача со стороны руководства. А для этого необходимо освободить себе место для размышления и работы исключительно над важными задачами.
Один из способов справится со сложившейся ситуацией – научиться делегировать. Грамотное делегирование задач освобождает менеджера только от тех задач, которые можно передать другим сотрудникам, оставляя ему по-настоящему важные задачи. Достоинство метода состоит ещё и в том, что он попутно позволяет развить сотрудников проектной команды, что тоже очень важно для успешной реализации проектов.
Например, администратору проектов можно делегировать задачи по утверждению расписания, отслеживанию бюджета, подготовку недельных отчётов по проекту и некоторые другие низкоуровневые задачи руководителя проекта. Это необходимая работа, но не обязательно это должен быть менеджер проекта.
Во время коучинга, важно осознать что делегировать и кому делегировать. В этом поможет правило Парето, или, Правило 80/20. Согласно ему, 80% результатов приносят 20% усилий и задач. Таким образом, цель коучинга – научить руководителя определять те самые важные 20% задач, которым должно быть уделено всё его внимание. Остальные 80% нужно делегировать, и делегировать с пользой. Например, молодой сотрудник будет с большим рвением выполнять рутинную задачу руководителя, и будет учиться и набираться опыта, освобождая время своего начальника.
Развитие эмоционального интеллекта
Эмоциональный интеллект – ещё одна область, в которой руководителям проектов нужен коучинг, даже если они об этом не знают.
EQ или коэффициент эмоционального интеллекта показывает способность распознавать и управлять эмоциями, как собственными, так и других людей. Для руководителя проекта это невероятно важно, ведь проекты реализуют люди. Руководитель должен знать, как мотивировать своих сотрудников, разрешать конфликты, помогать преодолевать стрессовые ситуации и строить прочные доверительные отношения с заинтересованными сторонами.
Коучинг – отличный способ улучшить свой эмоциональный интеллект, так как он позволяет людям понять, что они чувствуют, как они проявляются и как это отражается на окружающих. Важная часть эмоционального интеллекта – эмпатия, способность понять чувства другого человека, встать на его место. Для развития эмпатии, у руководителя проекта должно войти в привычку пытаться взглянуть на ситуацию глазами другого человека, понять, что он сейчас чувствует. Если сначала будет трудно, можно попробовать просто спросить.
Дальше развитие эмоционального интеллекта можно направить на создание более тесной связи с коллегами. Лучше всего связи строятся между людьми, имеющими общие интересы или ценности. Выяснить их проще всего путём диалога один на один – групповые встречи не всегда располагают к открытости. Профессиональный коуч не только поможет освободить время для таких занятий, но и научит своего клиента лучше понимать сидящего напротив человека. Существует множество инструментов, начиная от простейших способов расположить к себе собеседника, вроде копирования его позы и жестов, заканчивая техниками активного слушания и НЛП.
Активное слушание – важный навык. Он позволяет не просто «слушать, что говорит человек» но и «услышать, что он на самом деле хочет сказать». В отличие от простого слуха, который работает автоматически, активное слушание требует умения, концентрации и сил. Для лучшего результата нужно фокусироваться на своём собеседнике, а не на том, что сказать в ответ. В таком состоянии повышенного внимания к партнёру будет гораздо легче понять ход его мысли. Кроме того, попробуйте в разговоре повторять сказанное собеседником своими словами, не перебивая его. Это стимулирует открытость к разговору и позволяет добиться понимания между сторонами.
Умение провести команду через групповое планирование
Многие руководители проектов думают, что должны знать всё и делать всё и что их задача инструктировать членов команды и говорить им, что делать. К сожалению, мы живём в мире, в котором никто не может знать всё и уметь всё, а потому руководителям проектов не нужно брать на себя нету непосильную ношу.
На самом деле, их основной задачей является создание условий, в которых все сотрудники смогут по максимуму проявить себя. Один из простых и действенных способов сделать это – начать задавать подчинённым вопросы. Таким образом, руководитель показывает, что ценит мнение сотрудников и что хочет, чтобы они участвовали в процессе. Это основа эффективного взаимодействия – вовлекать сотрудников в процесс определения той работы, которую они будут выполнять. Фразы «Как…?» и «Что если…?», плотно укоренившиеся в лексиконе руководителя проектов, позволят поддержать совместную работу команды проекта.
Тоже самое относится и к планированию. Распространено мнение о том, что раз за планирование ответственен руководитель проекта, то он и только он, должен составлять планы и отчёты. К счастью, это не так. Когда расписание составляется руководителем в одиночку, изолированно от команды, оно получается нереалистичным и невыполнимым, что деморализует команду.
Командное планирование, наоборот, старается привлечь к этому процессу как можно больше членов команды. Это позволяет создать ощущение вовлеченности, ответственности за результат, добиться понимания того, почему в расписании указаны те или иные сроки. Коучинг позволит не просто осознать необходимость вовлечения команды в некоторые ранее закрытые области, но и выработать практические шаги по внедрению данного процесса.
Например, один из способов вовлечь команду в определение продукта и расписания проекта – это собрать всех членов команды в комнате с рабочей доской и стикерами и попробовать определить ИСР и вехи проекта. Первый шаг данного процесса – определение финального вида продукта. Затем группа в формате мозгового штурма определяет, что должно быть сделано для достижения поставленного результата – каждое действие на отдельном стикере. На основании полученного пула действий составляются 12-15 вех проекта, которые будут отслеживаться по ходу проекта. После этого все вместе определяют владельца вехи (milestone owner), вместо директивного назначения ответственного менеджером.
Заключение
Руководителям проектов, чтобы быть успешными в своей роли необходимо постоянно учиться и расти, чтобы преодолевать возникающие трудности. Сегодня мы рассмотрели три самых важных проблемы, с решением которых поможет справится грамотный коучинг:
- Перегрузка и недостаток делегирования
- Необходимость в повышении эмоционального интеллекта
- Недостаточная вовлеченность команды
Смотрите также:
- Обучение: Основы управления проектами на базе стандарта PMI PMBoK 5-e издание
- Статья: Откуда возьмутся 15.7 миллионов проектных ролей?
- Исследование: Управление талантами в проектах: Исследования PMI