В каких случаях применим Kanban?

11 Авг 2016

Примечание от ПРОЕКТНЫХ СЕРВИСОВ:

В сегодняшнем материале мы представляем перевод статьи тренера и автора книг по Kanban David J. Anderson, в которой он рассказывает, какие проблемы позволяет решить применение Kanban.

Для начала напомним, что такое Kanban – это гибкий фреймворк (набор инструментов), призванный повысить эффективность рабочего процесса (сервиса) в компании. Повышение эффективности работы в Kanban достигается за счёт визуализации рабочего процесса, постоянного анализа показателей работы, а также введения ограничения на количество одновременно реализуемых задач (незавершённых работ).

4 основных элемента Kanban:

• Карточки: Для каждой задачи создаётся индивидуальная карточка, в которую заносится вся необходима информация о задаче. Таким образом, вся нужная информация о задаче всегда под рукой.
• Ограничение на количество задач на этапе (work in progress, WIP): Количество карточек на одном этапе строго регламентировано. Благодаря этому сразу становится видно, когда в потоке операций возникает «затор», который оперативно устраняется.
• Непрерывный поток: Задачи попадают в поток в порядке приоритета. Таким образом, работа никогда не прекращается.
• Постоянное улучшение («кайзен» (kaizen)): Концепция постоянного улучшения появилась в Японии в конце XX века. Её суть в постоянном анализе производственного процесса и поиске путей повышения производительности.

 

Подробнее о Kanban можно прочесть в нашей статье в одноимённом разделе.

 

Когда применим Kanban?

Чтобы ответить на это вопрос, когда применим Kanban, необходимо осознать, что Kanban применяется к рабочему потоку (workflow). Если этот поток может быть идентифицирован, разбит на этапы и в нём могут быть выделены типы работ –  значит у нас есть отличный кандидат на применение Kanban. Также предпочтительно (но не обязательно) наличие информационной системы и бизнес-инжиниринга (business engineering). Чаще всего все перечисленные выше элементы можно встретить в процессах крупных организаций. Теперь, когда мы рассмотрели характеристики процесса, разберёмся, для решения каких проблем может быть применён Kanban.

Есть множество причин для применения Kanban. Среди них 3 основных, которые мы рассмотрим далее.

• Потребность в более позднем принятии решения. Один из ключевых принципов Lean – откладывать решение на как можно более поздний срок и добиваться таким образом гибкости и снижения потерь от переделывания и перепланирования. Обычно называется термином deferred commitment – отложенные обязательства.
• Потребность в выравнивании потока. Неравномерный поток приводит к снижению эффективности и удовлетворённости заказчика.
• Потребность в разгрузке потока и сотрудников. Перегрузка приводит ко многим негативным последствиям, и, в первую очередь, к падению уровня качества.

Отложенные обязательства

Откладывать принятие на себя обязательств на более поздний срок необходимо тогда, когда уровень неопределённости высок и вероятность изменения приоритетов относительно характеристик продукта или услуги очень высока. Постоянное внесение изменений в утверждённые планы приводит к сдвигу сроков, превышению бюджета и другим неблагоприятным последствиям, ввиду необходимости перепланирования, нового обсуждения и утверждения сроков и характеристик с Заказчиком. Чтобы этого избежать, необходимо откладывать обязательства на как можно более поздний срок.

Кроме того, отложенные обязательства помогают снизить потери от высокого процента отказов от производства или оказания услуги практически до нуля. Особенно в случае, когда реализация прекращается происходят не на этапе планирования, а уже после завершения некоторых операций.

Если говорить кратко, то основные причины перенесения принятия обязательств на более поздние этапы потока выглядят так:

• Будущее не определено
• Требования могут измениться
• Приоритеты часто меняются
• Перепланирование происходит часто и регулярно
• Процент отказов высок (особенно на поздних этапах)
• Высокий процент неиспользуемых результатов

Неравномерный поток

В первую очередь неравномерность потока снижает предсказуемость работы, приводит к неравномерной нагрузке на сотрудников, что, в свою очередь снижает производительность труда. Неравномерность может быть вызвана как крупными партиями работ, одновременно передаваемых с этапа на этап, добавлением незапланированных работ или появлением «блоков» в потоке, мешающим завершению работ.

Незапланированные работы зачастую имеют спекулятивное происхождение, например, из-за желания получить более высокий уровень сервиса, при этом не добавляя никакой ценности. Например, постоянные запросы информации по реализации услуги и статусу заказа, незапланированные встречи и отчётность заставляют исполнителей отложить работу и заниматься не приносящими пользы операциями. Запросы оценки времени реализации ближайших задач представляют собой яркий пример незапланированных, непредсказуемых, спекулятивных задач, ведь эти оценки могут поменяться в любой момент и произведение такой оценки посреди потока никак не ускорит работу, а наоборот, замедлит её.

Таким образом, основные причины неравномерности потока:

• Одновременная передача большого пакета работ с этапа на этап
• Добавление незапланированных спекулятивных задач
• Наличие блоков на потоке

Перегрузка

В творческих и интеллектуальных профессиях весьма распространена ситуация, в которой сотрудник перегружен огромным количеством различных запросов и задач, находящихся в процессе исполнения. Результатом становится не только стресс, но и снижение производительности работников и качества. Кроме того, в такой ситуации сложно спрогнозировать, когда работа будет выполнена. Чтобы избавиться от этого, необходимо снизить нагрузку на сотрудников. Kanban решают это проблему, вводя ограничение на количество одновременно реализуемых работ (work in progress, WIP).

Последствиями перегрузки являются:

• Длинные очереди из задач на потоке
• Большое количество одновременно выполняемых задач
• Частое переключение между задачами
• Высокий уровень стресса у сотрудников
• Снижение качества
• Низкая прогнозируемость времени исполнения задачи

Заключение

Kanban позволяет добиться снижения последствий высокой неопределённости и повышения качества поставляемых результатов за счёт выравнивания потока и снижения нагрузки на сотрудников. Применение принципа отложенных обязательств позволяет снизить потери при изменениях в расписании, содержании и приоритетах заказчика. Более плавный и предсказуемый рабочий поток позволяет серьёзно ускорить исполнение операций, а снижение нагрузки на сотрудников – повысить производительность и качество исполнения.

 

Если вы тоже хотите стать Agile и быть профи в Kanban, то вы можете зарегистрироваться на наш открытый тренинг Agile Certified Professional в онлайн или очном формате.

 

Смотрите также:

• Статья: Топ-7 методов управления проектами: Agile, Scrum, Kanban, PRINCE2 и другие
• Статья: Неизвестная история Agile

 

Источник: http://leankanban.com/kanban-when-is-it-appropriate-part-1/