Перезагрузка проекта с помощью Change management
07 Дек 2018
Опытный проектный менеджер рано или поздно получит в управление чужой проблемный проект: сроки срываются, бюджета не хватает, качество результатов вызывает гнев заказчика. Значит, настало время что-то менять. Использование техник управления изменениями (Change management) помогает сделать успешный перезапуск проекта. Есть 10 шагов, как это сделать.
Шаг 1. Слушайте
Прежде чем делать что-либо еще, прежде чем говорить с заинтересованными сторонами, с куратором или членами команды, слушайте. Слушайте и старайтесь понять, что участникам нравится в проекте, а что могло бы делаться лучше. Какие есть проблемы, что мешает делать работу? Только после понимания того, как видят проект его участники, руководитель проекта начинает думать об улучшениях.
Шаг 2. Нарисуйте идею
Сейчас не время создавать детальный план проекта, которым вы бы гордились и который, вероятно, будет разгромлен куратором проекта. Вместо этого используйте собранные на шаге №1 сведения и подумайте, как должен быть организован хороший проект. Попробуйте сделать набросок плана и подготовьте аргументы, почему он будет работать лучше. Обсудите новый план с куратором проекта.
Шаг 3. Получите одобрение
Для обсуждения своих идей встречайтесь с куратором лично. Электронная почта для таких целей не подходит. Куратор может предложить свежие улучшения, поэтому его стоит вовлекать в процесс планирования. Подумайте вместе над вариантами и сроками внедрения предложенных изменений и способах донесения новшеств до заинтересованных сторон.
Шаг 4. Разработайте документацию
Даже если у вас есть исходный паспорт проекта и организационная структура проекта, нужно обновить эти документы и создать отсутствующие:
Анализ заинтересованных сторон. Кто поддерживает проект, а кто вставляет палки в колеса? Кого устраивает текущий ход проекта, а кто желает изменений?
Матрица ответственности. Кто отвечает и за какие решения? Кого следует информировать, а кто выступает в роли эксперта? Матрица ответственности должна отражать результаты анализа заинтересованных сторон.
Проектная документация. Влияют ли предлагаемые изменения на паспорт проекта? Как меняется содержание проекта? Происходит ли смена проектных ролей?
Шаг 5. Опишите выгоды изменений
Определите в одном-двух предложениях, какова цель предлагаемых изменений, почему жизнь участников проекта станет лучше и почему стоит менять проект прямо сейчас.
Обсудите выгоды изменений с куратором и командой проекта. Смысл этой работы в том, чтобы в случае возникновения у кого-то сомнений, возражений, вы или любой человек из вашей команды могли аргументированно объяснить причину и выгоды изменений. Так многократное повторение разными людьми необходимости изменений приводит к устойчивому их принятию.
Шаг 6. Подготовьте план коммуникаций
Рассмотрите каждую группу заинтересованных сторон отдельно. Есть ли в группе активные противники изменений, которых можно перевести в пассивных противников простым разговором один-на-один? Можно ли вовлечь противников в проект через выяснение их позиции, сбора идей и информирование о ходе работ? Проверьте результаты анализа заинтересованных сторон, чтобы никто не был забыт.
Шаг 7. Подготовьте план внедрения изменений
Дополнительно к плану коммуникаций подготовьте план внедрения изменений с конкретными сроками. Какие шаги нужно сделать, ограничен ли период времени для внедрения изменений? Согласуйте план внедрения изменений с планом коммуникаций, чтобы поддерживать нужный уровень информированности заинтересованных сторон и обеспечивать их вовлеченность на всем протяжении изменений.
Шаг 8. Расскажите о планах другим
После тщательной подготовки наступает время для продвижения планов. Используйте все свои навыки коммуникаций, как устных так и письменных, чтобы убедить заинтересованные стороны в необходимости изменений. Чередуйте общие встречи и встречи в формате один-на-один, выслушивайте проблемы, идеи и жалобы и будьте готовы к оперативному пересмотру плана изменений.
Шаг 9. Проведите установочную встречу
Правило хорошего тона при изменении проекта — провести новую установочную встречу с теми людьми, которые непосредственно работают в проекте. Рассмотрите на встрече изменения в паспорте проекта, в матрице ответственности, в плане коммуникаций и других документах. Обсудите новые правила, как будто запускаете проект с нуля. Сотрудники с большим опытом участия в проектах воспринимают установочную встречу как начало нового проекта, что инстинктивно приводит к эмоциональному подъему — люди буквально заряжаются энергией перед новой большой задачей.
Шаг 10. Завершите старые процессы
После внедрения изменений и успешного вовлечения заинтересованных сторон не забудьте подвести промежуточные итоги. Задокументируйте сделанные изменения, извлеченные уроки, новые идеи улучшений. Если придется в будущем вспомнить, что и зачем менялось в проекте, это будет гораздо проще сделать по зафиксированным в документах фактах, чем пытаться восстановить по памяти.
Аккуратное завершение старых процессов упростит возможный аудит проекта в будущем, а также поможет другим руководителям проекта использовать полезные идеи из вашего проекта в своей работе над другими задачами.
Самое важное
Хотя описанные десять шагов кажутся простыми, всегда помните, что самым большим препятствием для управления изменениями является человеческий фактор. Вы можете подготовить сколь угодно сложные и детальные планы, но никогда не получится спланировать реакцию людей на изменения. Вместо прогнозирования поддержки или сопротивления, потратьте время на установление доверительных отношений — выясняйте тревоги людей, слушайте их, советуйтесь и делитесь своими мыслями.
Люди с большей вероятностью принимают изменения, когда им дают возможность высказываться, когда их слушают и дают обратную связь. Даже если изменения будут неприемлемыми, уровень сопротивления будет ниже, если вы покажете, что услышали сотрудников и постарались как-то учесть их мнение.
Самое главное — наслаждайтесь процессом. Наслаждайтесь переговорами с заинтересованными сторонами и узнавайте больше о людях в вашей организации, когда выслушиваете их проблемы. Постройте отношения, которые сохранятся и после завершения проекта. Так можно получить от изменений гораздо больше, чем очередной спасенный проект.
Автор: Elizabeth Hetrick
Перевел: Сергей Шарпак, директор управления консультационных услуг, PMI PMP
Источник: https://www.projectmanagement.com/articles/509743/Rebooting-a-Project—How-to-Utilize-Change-Management-to-Re-Organize-and-Re-Energize-Your-Project
Еще по теме