Управление программами: Создание Концепции программы (Programme blueprint)

20 Июл 2016

Управление программами: Создание Концепции программы (program blueprint)

Для того, чтобы дойти до Концепции программы (programme blueprint), Вам придётся преодолеть 80 страниц стандарта PRINCE2: Managing Successful Programmes (MSP). Но сделать это стоит, ведь Концепция программы – один из самых интересных инструментов из всего руководства. В этой статье мы рассмотрим, что такое Концепция программы и почему её нужно использовать, вне зависимости от того, каким подходом к управлению программой Вы пользуетесь.

Что такое Концепция программы (Programme Blueprint)?

Как правило, в самом начале разработки программы, создаётся Видение программы (vision statement). Это краткое описание результатов, которые планируется достичь в ходе программы. Концепция, в свою очередь, не просто описывает выгоды от реализации программы и свойства продукта. Она содержит в себе то, как должна измениться организация в сравнении с нынешним состоянием. И вот эта «будущая организация» и должна реализовать выгоды от программы.

Для чего нужна Концепция программы?

Как уже было сказано, Концепция определяет различия между состоянием бизнеса сейчас и его состоянием в будущем. Эти отличия —  хорошая база для GAP-анализа. Более того, результаты GAP-анализа иногда даже включаются в документацию Концепции в качестве приложения.

После того, как в Концепции будут описаны все отличия между существующим и желаемым состоянием, станут видны разрывы между данными состояниями, которые необходимо преодолеть. После чего вырабатывается список проектов, необходимых для преодоления этих разрывов.

В терминологии MSP этот процесс называется Планированием реализации Концепции (planning the Blueprint delivery). В ходе планирования прорабатываются различные возможности достижения поставленной цели – будет это серия небольших проектов или один масштабный трансформационный проект. Будут ли эти проекты реализованы одновременно или последовательно и какие трудности могут возникнуть в ходе их совместной реализации.

Кроме того, Концепция может влиять на оценку уже реализуемых компанией проектов. Ведь когда мы получили подробное видение состояния компании в ходе реализации программы, становится очевидно, какие проекты, реализуемые в данный момент приближают желаемое состояние. Если проекты не делают этого, или ещё хуже, плохо укладываются в желаемую структуру – их реализацию целесообразно прекратить как можно скорее, а высвободившиеся ресурсы направить на реализацию программы по достижению желаемого состояния.

Как Концепция помогает структурировать программу?

На программном уровне ценность Концепции в первую очередь состоит в том, что она создаёт отправную точку. Концепция – это детальная картина успеха. Всё, что производит программа, всё, что станет результатом проектов программы, должно вести к желаемому состоянию. Именно концепция позволяет сохранять фокус и двигаться в нужном направлении.

Кроме того, Концепция позволяет достаточно чётко определить промежуточные шаги на пути к цели. Ведь зачастую в ходе масштабной трансформации организации реализуются несколько программ. И Концепция не только позволяет определить место программы в общей масштабной картине трансформации, но и позволит более точно составить Концепции последующих программ.

Как пишется Концепция программы?

Очевидно, Концепция программы – не тот документ, который можно сесть и написать в одиночку независимо от всех. Если программа посвящена трансформации организации, автору концепции не обойтись без помощи сотрудников из разных частей организации. Вам придётся приложить немало усилий для консолидации усилий команды. Для коллективного написания документа Вам потребуются не просто люди, хорошо знающие структуру организации и то, как работает её бизнес, но и люди с воображением, способные представить будущее компании, описать его и спрогнозировать. Для особо крупных и приоритетных программ, помимо внутренних экспертов, может понадобиться помощь консультантов, внешних экспертов и фасилитаторов – при правильном применении, затраты на них окупятся в будущем.

К сожалению, в самом стандарте MSP не приводится конкретного шаблона для написания Концепции. А потому в данном разделе мы приведём содержание шаблона концепции, предоставленной компанией ILX.

 

Шаблон Концепции

Раздел 1. Будущее состоянии организации

В первом разделе описывается будущее состояние организации, которого необходимо достичь. Этот раздел включает в себя:

1. Цели и действия

В этом разделе описывается способ достижения Видения компании, включая основные вехи, которые необходимо пройти на пути к достижению цели. На этом этапе определяется, что в принципе планируется сделать. Например, будет ли это масштабная трансформационная программа, несколько программ или серия небольших проектов по изменению.

2. Основные выгоды от программы

Этот раздел посвящён описанию выгод для организации от реализации программы в течение всего её жизненного цикла. Цель данного раздела – не упустить выгоды и не потерять фокус на цели программы в ходе реализации концепции.

3. Модель будущей организации

В данном разделе определяется вид, способ функционирования, создания ценности и бизнес-модель будущей организации. В этом разделе описывается состояние организации «как будет», чтобы сравнить его с тем, «как есть» на данный момент. Это раздел позволяет увидеть разрывы и понять изменения, необходимые для того, чтобы достичь желаемого состояния.

4. Операционные измерения

В этом разделе прогнозируется уровень издержек, производства и сервиса организации будущего. Целевые количественные показатели позволяют более чётко определить успешность реализации программы.

5. Организационная структура

Как понятно из названия, этот раздел описывает организационную структуру, количество персонала, а также роли и умения сотрудников «организации будущего». Это описание состава той организации, которая сможет показывать описанные в видении показатели и результаты.

6. Информационная система

В данном разделе описывается информационная система, а также другие инструменты, необходимые для функционирования будущей организации. Новые бизнес процессы, системы и персонал зачастую требуют технической поддержки и обеспечения функционирования для достижения целевых показателей.

7. Вспомогательные сервисы

Этот раздел целиком посвящён определению состава вспомогательных сервисов, необходимых для эффективного функционирования основных подразделений будущей компании. В разделе должен быть описан список необходимых подразделений, их функции, количество персонала, компетенции и роли.

Раздел 2. Нынешнее состояние

Во втором разделе Концепции программы описывается нынешнее состояние организации. Его можно сделать в произвольной форме, можно взять за основу первую часть Концепции. Главное, чтобы структура позволяла легко и наглядно сравнивать между собой. Зачастую компании не могут сходу ответить на все вопросы о нынешнем состоянии организации и им приходится провести анализ нынешнего положения дел. Это оказывает положительное влияние на процесс и иногда приводит к интересным открытиям, которые заставляют вносить изменения во всю программу.

Раздел 3. Сравнение состояний

Третий раздел концепции представляет собой собственно сравнение состояний и определение отличий между состояниями. Список различий затем используется для формирования пула проектов, позволяющих эти различия преодолеть и достичь желаемого состояния.

 

Руководство MSP никак не ограничивает Вас в использовании инструментов для написания концепции, лишь бы было удобно Вам. Рекомендуется использовать схемы, ментальные карты и другие инструменты визуализации. Чем Концепция понятнее – тем ниже вероятность разночтений и недопонимания между участниками процесса, а также того, что про Концепцию забудут и не будут в итоге использовать.

Чаще всего, одна трансформационная программа вряд ли сможет радикально изменить всю организацию и реализовать изначальную Концепцию реализации Видения. А потому можно определить несколько промежуточных шагов в достижении желаемого состояния бизнеса, и реализовывать программы по их достижению. Так процесс будет более управляемым и стабильным.

Обновление Концепции

Официально в MSP нигде не указывается, как часто нужно обновлять Концепцию программы. Но исходя из здравого смысла, делать это всё же стоит, и вот почему.

Организация не существует в вакууме – внешние условия оказывают влияние как на бизнес, так и на его развитие. Окружающий мир быстро изменяется, и чтобы ему соответствовать, необходимо подстраиваться под новые условия. А учитывая, что программы трансформации организации могут длиться и 5, и 10 лет – изменения неизбежны и должны быть учтены в концепции.

Кроме того, смена руководителя, например, уход генерального директора или руководителя важного подразделения, может оказать серьёзное влияние на развитие компании. А значит и Концепция должна быть пересмотрена и утверждена всеми участниками.

Насколько регулярно нужно пересматривать концепцию зависит от специфики конкретной организации, отрасли и программы. Тем не менее, данный процесс позволяет не забывать о наличии концепции, заставляет детально анализировать происходящие изменения и поступающие в организацию извне сигналы. А это крайне полезно.

Заключение

Концепция позволяет быть уверенными в том, что у реализуемой программы есть серьёзная база, согласующаяся с видением и стратегией организации. Концепция позволяет организации осознать, где она находится, куда она движется и чего стремится достичь.

 

Смотрите также:

 

 

 

Источники: http://www.esi-intl.co.uk/blogs/pmoperspectives/index.php/programme-management-using-programme-blueprint/

 


Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Rambler's Top100 Яндекс.Метрика Рейтинг@Mail.ru